En el mundo informático existen multitud de programas de aplicación. Cada tipo de programa permite a las personas efectuar tareas más rápidamente y con más precisión. De esta forma podemos decir que los programas vienen a sustituir a otras herramientas que quedaron anticuadas. Por ejemplo, un programa de textos sustituye con ventaja a una máquina de escribir, un programa de base de datos sustituye con ventaja a los ficheros de datos basados en fichas de cartulina. Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo u hoja electrónica. ¿Para qué sirve una hoja de cálculo? Una hoja de cálculo permite efectuar cálculos sencillos y complejos con rapidez y precisión. Además permite modelizar o simular situaciones con el objeto de efectuar análisis sobre las mismas. Una hoja de cálculo sustituye con grandes ventajas a las calculadoras normales, científicas y financieras, proporcionando además un interfaz más adecuado para el tratamiento de problemas numéricos que la simple pantalla de diez dígitos que proporcionan la mayoría de las calculadoras.

-- Es un software

-- Maneja números y fórmulas. La información básica que manejan las hojas de cálculo son informaciones numéricas que pueden estar relacionadas entre sí mediante fórmulas u operaciones matemáticas.

-- Las hojas de cálculo están dispuestas en filas y columnas. La intersección de una fila/columna se denomina celda. Cada celda puede contener un dato o una fórmula que puede hacer referencia a los contenidos de otras celdas. Una hoja de cálculo contiene 256 columnas, que se rotulan con letras (desde la A a la IV), y las filas con números (del 1 al 65.536), lo que da un total de 16.777.216 celdas por hoja de cálculo.

Libros de trabajo

Los documentos en Excel se denominan libros. Un libro se guarda en un archivo en el disco duro. Un libro está compuesto por varias hojas de cálculo que pueden contener modelos matemáticos, gráficos y macros. En la parte inferior de la ventana del libro existen unas etiquetas que permiten seleccionar la hoja de cálculo deseada. A éstas se accede con sólo hacer clic sobre cada etiqueta. También podemos movernos por las hojas mediante los controles (barras de desplazamiento) de la parte inferior de la ventana. Para modificar el número de hojas cálculo que veremos por libro seleccionaremos el Menú Herramientas/Opciones, clic en la ficha General, en el cuadro Número de hojas en libro nuevo introducimos el número de éstas que deseamos por omisión.

Para abrir un libro haremos clic en Abrir documento (o bien en el menú Archivo/Abrir), ya en el cuadro de diálogo seleccionamos la unidad de disco donde está el documento (mediante el control desplegable), seleccionaremos el directorio donde está el documento y al final haremos doble clic sobre el nombre del libro.

Cada vez que se inicia Excel se presenta por omisión un libro en blanco para poder comenzar a trabajar, pero si queremos crear un nuevo libro, o bien sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas o mediante Archivo/Nuevo.

Para guardar un libro haremos clic sobre el botón Guardar (o bien menú Archivo/Guardar o Archivo/Guardar como...), ya en el cuadro de diálogo seleccionamos la unidad de disco donde queremos guardar el documento, seleccionamos, asimismo, el directorio donde se guardará y le asignaremos un nombre al citado libro.

Movimientos por la hoja

Pulse la tecla

Para ir a

á

La celda de arriba

â

La celda de abajo

à

La celda de la derecha

ß

La celda de la izquierda

RE PAG

Una pantalla arriba

AV PAG

Una pantalla abajo

CTRL Inicio

Al comienzo de la hoja

CTRL Fin

Al final de la hoja

Selección

Microsoft Excel funciona (como la gran mayoría de aplicaciones Windows) según el principio de primero seleccionar luego hacer. Es decir, si usted desea hacer algo primero deberá seleccionar el grupo de celdas y a continuación dar la orden.

Para seleccionar una celda: Haga clic sobre ella. Se visualizará un recuadro grueso rodeando la celda. Ello indica que la celda está seleccionada. Además, la celda seleccionada se visualiza en la lista de nombres. Si la celda contiene un dato éste se visualiza además en la barra de fórmulas.

Para seleccionar un rango: Haga clic en la celda superior izquierda y arrastre hasta la celda inferior derecha que define el rango.

Para seleccionar varios rangos: Seleccione el primer rango. Sitúe el puntero del ratón en la celda superior izquierda del siguiente rango, pulse CTRL CLIC y arrastre hasta definir en segundo rango. Repita la operación tantas veces como desee.

Para seleccionar una fila/columna: Haga clic sobre la cabecera o selector de fila/columna deseada.

Para seleccionar filas/columnas consecutivas: Haga clic en el selector de fila/columna y arrastre.

Para seleccionar filas/columnas no consecutivas: Haga clic en la primera cabecera de fila/columna y CTRL CLIC para seleccionar las restantes.

Para seleccionar toda la hoja: Haga clic en el selector de hoja.

Introducción de datos

Para introducir un dato en una celda: Haga clic sobre la celda donde desea introducir el dato e introdúzcalo con el teclado. Termine pulsando la tecla ENTER.

Para introducir un dato en un rango: Seleccione el rango primero y comience a introducir los datos. Cada vez que pulsa ENTER el cursor se desplaza automáticamente a la siguiente celda de la selección.

Para cancelar una introducción: Si no ha pulsado ENTER puede cancelar la introducción del dato pulsando la tecla ESC. Si ya pulsó ENTER puede hacer clic en el botón Deshacer.

Para modificar un dato: Seleccione la celda y haga clic en la barra de fórmulas. Se visualizará un punto de inserción. Haga las modificaciones pertinentes y termine pulsando ENTER.

Tipos de datos (constantes y fórmulas)

Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de cálculo de Excel:

Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Las constantes pueden ser números, fechas y fragmentos de texto.

Fórmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las fórmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evalúa la fórmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una fórmula, ésta (la fórmula) se visualiza en la barra de fórmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda.

Editar datos

En informática se entiende por edición la facultad de efectuar modificaciones o de cambiar parte del contenido o estructura de un documento.

Edición de celdas y rangos: para modificar el contenido de una celda puede operar de distintas maneras, según la situación inicial.

Si está introduciendo un dato y no ha pulsado ENTER:

Puede hacer clic directamente sobre la parte de la entrada que desea modificar (o bien en la celda o en la barra de fórmulas). Se visualizará el punto de inserción, a partir de ese momento puede:

  • Mover el punto pulsando las flechas de dirección izquierda o derecha <-- o -->.

  • Eliminar el carácter siguiente pulsando SUPR.

  • Eliminar el carácter anterior pulsando RETROCESO.

  • Seleccionar un fragmento de la entrada haciendo clic y arrastrando.

  • Eliminar la selección pulsando SUPR o RETROCESO.

Terminada la modificación puede:

  • Aceptar la entrada: pulsando ENTER o haciendo clic en el botón ACEPTAR de la barra de fórmulas.

  • Rechazar las modificaciones pulsando la tecla ESC o el botón CANCELAR de la barra de fórmulas.

Para modificar el contenido de una celda:

Si ya pulsó ENTER modifique el contenido de una celda haciendo lo siguiente:

  • Seleccione la celda haciendo clic sobre la misma.

  • Si desea entrar un dato diferente, simplemente introdúzcalo por el teclado y pulse ENTER.

  • Si desea modificar el dato existente pulse F2 o haga clic sobre la barra de fórmulas para visualizar el punto de inserción y los botones de la barra. A partir de ese momento opere como se ha explicado en el apartado anterior (Si está introduciendo un dato y no ha pulsado ENTER).

Para borrar celdas o rangos:

Seleccione la celda o rango que desea borrar y ahora puede:

  • Pulsar la tecla SUPR (el contenido de la celda desaparece, la celda mantiene los formatos y notas que pudiera tener).

  • Arrastrar con el ratón hacia arriba el cuadro situado en la esquina inferior derecha de la celda o selección (sin salirse de ella). Esta acción borrará el contenido de la celda y mantendrá los formatos y notas. Si pulsa CTRL mientras arrastra eliminará todo el contenido de la celda, incluido el formato.

  • Seleccionar el menú Edición/Borrar, saldrá un submenú que nos permite seleccionar Todo, Formato, Contenido o Notas.

Copiar celdas o rangos:

Si el punto de destino de la copia está cerca: 
a) seleccione la celda o rango que desea copiar, 
b) señale con el ratón el borde de la selección, 
c) cuando el cursor cambie a forma de flecha haga
CTRL clic y arrastre hasta el lugar donde desea situar la copia (no soltar CTRL hasta haber soltado el ratón).

Con los botones Copiar y Pegar: 
a) seleccione la celda o rango a copiar, 
b) haga clic en el botón Copiar de la barra de herramientas (también se puede pulsar
CTRL C). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, 
c) haga clic en el lugar donde desea situar la copia, 
d) haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (también puede pulsar
CTRL V). Puede seleccionar otra ubicación y volver a Pegar para hacer otra copia, 
e) Una vez terminado pulse
ESC para anular la selección de copia.

Con el menú Edición: 
a) seleccione la celda o rango a copiar, 
b) seleccione el menú Edición/Copiar, 
c) seleccione el destino donde situar la copia, 
d) seleccione el menú Edición/Pegar.

Mover celdas o rangos:

Si el punto de destino está cerca: 
a) seleccione la celda o rango a mover, 
b) señale con el ratón el borde de la selección, 
c) cuando el cursor cambie e forma de flecha haga clic y arrastre hasta el lugar deseado.

Con los botones Cortar y Pegar: 
a) seleccione la celda o rango a mover, 
b) haga clic en el botón Cortar de la barra de herramientas (también puede pulsar
CTRL X). La celda o selección se visualizará con un borde discontinuo, 
c) haga clic en el lugar donde desea mover la selección, d) haga clic en el botón Pegar de la barra de herramientas (o bien pulsar
CTRL V).

Con el menú Edición: 
a) seleccione la celda o rango a mover, 
b) seleccione el menú Edición/Cortar, 
c) seleccione el destino a donde mover la selección, 
d) seleccione el menú Edición/Pegar.

Copiar llenando

Con mucha frecuencia hace falta copiar el contenido de una celda (un dato o una fórmula) hacia (abajo, arriba, derecha, izquierda). El procedimiento es muy sencillo, ya que basta con tirar del cuadro situado en la esquina inferior derecha (cuadro de llenado) de la celda. Tire hacia cualquier lado para copiar la celda en la selección.

Barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen botones que efectúan acciones con solo pulsarlos y ejecutan opciones más utilizadas de los menús. Son un recurso muy cómodo, ya que ponen al alcance del usuario la mayoría de las opciones de Excel, evitándole tener que navegar por los distintos menús. Cuando Excel arranca se visualizan por omisión las barras de Formato y Estándar.

Para mostrar/ocultar barras de herramientas: Señale con el ratón cualquier barra de herramientas y haga clic con el botón derecho, seleccione o deseleccione la barra deseada. También puede utilizar el Menú Ver/Barra de herramientas y nos mostrará una ventana de diálogo donde activaremos/desactivaremos en las casillas de verificación las barras que queremos mostrar/ocultar.

Para añadir un botón a una barra haremos visible la barra a modificar, haremos clic en el botón Personalizar del cuadro de diálogo Barra de herramientas. En la lista Categorías hacemos clic sobre una de ellas (cada categoría muestra un conjunto de botones en la sección Botones. Hacemos clic sobre un botón cualquiera y en la sección Descripción nos define la descripción de la función que realiza dicho botón. Arrastramos el botón hasta la barra de herramientas a modificar y pasa a incorporarse a ella. Hacemos clic en el botón Cerrar

Para eliminar un botón de una barra de herramientas, haremos visible ésta, luego clic en el botón Personalizar del cuadro de diálogo Personalizar, de la barra de herramientas a modificar arrastramos (siempre fuera de ella, donde no haya otra barra de herramientas) el botón a eliminar, seguidamente pulsamos el botón Cerrar.

Office 2000 personaliza los menús y barras de herramientas:
Únicamente los elementos que utiliza con más frecuencia se destacan en los nuevos menús y barras de herramientas personalizados. Sin embargo, puede expandir fácilmente los menús para mostrar todos los comandos. Después de hacer clic en un comando, dicho comando aparece en el menú personalizado. Las barras de herramientas comparten espacio en una sola fila de la pantalla, con lo que se consigue más espacio para trabajar. Al hacer clic en un botón de una barra de herramientas, dicho botón se agrega a las barras de herramientas personalizadas de la pantalla. Puede personalizar fácilmente las barras de herramientas arrastrando y colocando controles de comandos en ellas.

Ver los documentos que están abiertos:
Puede utilizar la barra de tareas de Windows para pasar de un documento de Office abierto a otro, ya que cada uno estará representado por un icono en la barra de tareas.

Crear accesos directos para agilizar las tareas:
Usted mismo o el administrador del sistema puede crear accesos directos a archivos, carpetas y páginas Web utilizando hipervínculos o la carpeta Favoritos. Puede personalizar los botones de las barras de herramientas de Office para vincularlos con documentos específicos de la organización y con los recursos de Internet que utilice con más frecuencia.

Instalar Office 2000:
Office 2000 determina cuál es la mejor instalación para su equipo en función de lo que ya está instalado y en uso. Si tiene una versión anterior de Office, Office 2000 utiliza el asistente para perfiles de Office para conservar numerosos valores de la configuración del usuario. Office 2000 también puede eliminar versiones anteriores.

Obtener el programa preciso en el momento adecuado:
Al utilizar Office, puede que descubra accesos directos, iconos y comandos de programas y componentes que no estaban instalados originalmente. Cuando necesite una función, simplemente haga clic en el comando y Office 2000 instalará la función o el complemento.

Facilidad de mantenimiento de Office 2000:
Puede hacer que Office corrija los problemas de archivos no esenciales (como fuentes y plantillas) haciendo clic en Detectar y reparar en el menú de ayuda. Este comando vuelve a instalar los archivos que faltan o que están dañados. Los problemas de archivos esenciales y entradas del registro se detectan y corrigen automáticamente al abrir el programa de Office.

Llévese Office dondequiera que vaya:
El administrador del sistema puede configurar su perfil de usuario para que lo pueda llevar con usted y utilizarlo cuando trabaje en otro equipo. El perfil de usuario contiene información como plantillas y diccionarios personalizados, y las listas de Autocorrección y Autoformato. Además, cuando inicie una sesión en un equipo con su perfil de usuario, las preferencias y opciones de personalización que son diferentes para cada usuario —como los programas instalados, los iconos del escritorio y las opciones de color— estarán también disponibles.

Abrir y guardar documentos de Microsoft Office:
Con los cuadros de diálogo Abrir archivo y Guardar archivo mejorados, puede ver más archivos simultáneamente y obtener un acceso más rápido a ellos en todos los programas de Office. Puede utilizar la nueva Barra de ubicaciones para llegar a las carpetas y ubicaciones que utiliza con más frecuencia, hacer clic en Historial para ver los últimos 20 a 50 documentos y carpetas con los que ha trabajado y, a continuación, hacer clic en el botón Atrás para volver fácilmente a las carpetas recientemente visitadas.

Copiar y pegar con el nuevo Portapapeles de Office:
Puede utilizar el nuevo Portapapeles de Office para copiar objetos de todos los programas, incluido el explorador Web, y pegarlos cuando los necesite. Puede almacenar hasta 12 objetos en el Portapapeles de Office.

Vista transparente: Al seleccionar celdas con texto de color, el color permanece igual en vez de aparecer con una combinación de colores inversa.


Edición de filas y columnas

El funcionamiento de las opciones de edición para filas o columnas es idéntico, todo lo que se indica en esta sección es válido para ambas y, por tanto, a veces, sólo se hace a filas o a columnas.

Inserción de filas/columnas
a) seleccione el número de filas que desea insertar, 
b) seleccione el menú Insertar/Filas o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione INSERTAR en el menú contextual.

Eliminación de filas/columnas
a) seleccione las filas/columnas a eliminar, 
b) seleccione el menú Edición/Eliminar o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione ELIMINAR en el menú contextual.

Ocultar filas/columnas
a) seleccione las columnas a ocultar, 
b) seleccione el menú Formato/Columna (Ocultar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione OCULTAR en el menú contextual.

Mostrar filas/columnas: seleccione el menú Formato/Columna (Mostrar) o haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione MOSTRAR en el menú contextual.

Insertar celdas en blanco: Además de insertar filas y columnas también puede insertar nuevas celdas en un rango seleccionado. Cuando hace esto, Excel le pregunta hacia donde desea desplazar la selección (hacia la derecha o hacia abajo). Siga los siguientes pasos: 
a) seleccione el rango donde desea insertar las nuevas celdas, 
b) haga clic con el botón derecho y seleccione INSERTAR en el menú contextual (se visualizará el cuadro de diálogo Insertar), 
c) seleccione la opción de desplazamiento deseada y haga clic en ACEPTAR.

Diferencia entre ELIMINAR y BORRAR: Recuerde que Borrar elimina el contenido de la celda, mientras que Eliminar elimina el continente. Borrar equivale a borrar con una goma de borrar, mientras que Eliminar se asemeja a cortar con unas tijeras las celdas.

Edición de hojas

Como ya se dijo anteriormente, los documentos de Excel de denominan Libros, a su vez éstos están compuestos por hojas, por lo que vamos a explicar cuáles son las opciones de edición de las hojas de un libro.

Selección de hojas
a) para seleccionar una hoja haga clic sobre la etiqueta de la misma, 
b) para seleccionar varias hojas consecutivas haga clic en la primera y MAYUSC CLIC en la última, 
c) para seleccionar varias hojas no consecutivas haga clic en la primera y CTRL CLIC en las siguientes.

Cambiar el nombre de una hoja
a) seleccione la hoja, 
b) haga clic en el botón derecho y seleccione CAMBIAR NOMBRE en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Formato/Hoja y Cambiar nombre, 
c) introduzca el nuevo nombre en el cuadro de diálogo Cambiar nombre, 
d) haga clic en ACEPTAR.

Mover o copiar una hoja
a) Para mover arrastre la etiqueta hasta la nueva ubicación. Para copiar haga la operación con CTRL ARRASTRAR. También puede operar como sigue: 
a) seleccione la hoja, 
b) seleccione el menú Edición/Mover o Copiar hoja. Se visualizará el cuadro de diálogo Mover o Copiar, 
c) introduzca las opciones deseadas y hacer clic en ACEPTAR (para copiar hay que activar el cuadro de verificación Crear una copia).

Eliminar una o varias hojas
a) seleccione la hoja u hojas a eliminar, 
b) haga clic en el botón derecho del ratón y seleccione ELIMINAR en el menú contextual (también puede seleccionar el menú Edición/Eliminar hoja, 
c) Excel visualiza un mensaje de confirmación, pulsar en ACEPTAR para eliminar la hojas.

Alto y ancho de filas y columnas

Excel permite de forma sencilla e intuitiva ajustar la altura de las filas y la anchura de las columnas a las necesidades y/o preferencias del usuario.

Para ajustar la altura de las filas
a) señale la línea que divide la cabecera de dos filas, cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastre hacia arriba o hacia abajo para reducir o aumentar la altura de la fila, 
b) también puede utilizar el menú Formato/Fila, que le permite graduar con precisión la altura de la fila, ponerla en altura estándar, ocultarla o mostrarla. Este menú se aplica sobre las filas seleccionadas.

Para ajustar la anchura de las columnas
a) señale la línea que divide la cabecera de dos columnas, cuando el puntero del ratón cambia de forma arrastre hacia la izquierda o hacia la derecha para reducir o aumentar la anchura de la columna, 
b) también puede utilizar el menú Formato/Columna, que le permite graduar con precisión la anchura de la columna, ponerla en anchura estándar, ocultarla o mostrarla. Este menú se aplica a las columnas seleccionadas.

Para ajustar la altura o anchura a la selección
a) señale la línea que divide la cabecera de dos columnas o de dos filas, 
b) haga doble clic (las filas o columnas se ajustan para mostrar el contenido mayor).

Formato general

Excel es una hoja de cálculo en la que se han cuidado mucho las opciones para que el usuario pueda diseñar y producir un modelo que además de ser muy eficiente desde el punto de vista numérico resulte muy bien presentado y acabado. Cuando usted introduce un dato en una celda Excel aplica el formato general o estándar, consistente en alinear los números a la derecha de la celda y los textos a la izquierda.

Para aplicar un formato
a) seleccione la celda o rango a aplicar el formato, 
b) aplique el formato deseado. Para ello puede hacer:

  • Clic en un botón de la barra de herramientas de formato.

  • Seleccionar una opción del menú Formato.

  • Hacer clic con el botón derecho del ratón para visualizar las opciones aplicables a la selección.

Para eliminar un formato
a) seleccione la celda o rango a eliminar el formato, 
b) seleccione el menú Edición/Borrar (Formatos).

La barra de herramientas Formato permite aplicar distintas opciones de formato a la selección actual con sólo hacer clic en el botón correspondiente.

El Menú Formato/Celda: El Menú Formato/Celda permite aplicar distintas opciones de formato a la celda o rango de celdas seleccionadas. Una vez seleccionado éste se visualiza el cuadro de diálogo Formato de celdas; dicho cuadro presenta seis fichas (Número, Alineación, Fuentes, Bordes, Diseño y Protección), que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas.

Formato de números: Los números en Excel se pueden visualizar de distintas maneras. Para aplicar formato a los números: 
a) seleccione la celda o rango de celdas que contienen los números a formatear, 
b) seleccione el menú Formato/Celdas, 
c) haga clic en la ficha Número, 
d) seleccione el formato numérico deseado y haga clic en ACEPTAR.

Para crear un formato personalizado: Los formatos numéricos en Excel pueden constar de cuatro secciones separadas por punto y coma (;). Cada sección define el formato del número según éste sea positivo, negativo, cero o texto.

FORMATO POSITIVO ; FORMATO NEGATIVO ; FORMATO CERO ; FORMATO TEXTO

Por ejemplo, si desea definir un número con puntos en los miles, dos decimales, que los números negativos se visualicen en color rojo y con signo menos delante y que los valores cero se visualicen con una raya en lugar del número cero, debería definir el siguiente formato:

#.##0,00 ; [rojo] -#.##0,00 ; -

Cuando cree formatos personalizados, tenga en cuenta que el símbolo # produce visualización cuando el número existe (opcional), mientras que el símbolo 0 produce visualización siempre (obligatoria). Por ejemplo, 7,2 con formato #.###,## se visualizará 7,2, mientras que con formato 0000,00 se visualizaría 0007,20.

Para crear un formato personalizado basta con escribirlo en el cuadro código del cuadro de diálogo Formato de Celdas. En la práctica, lo más cómodo es: 
a) seleccionar el formato que más se aproxime al que deseamos crear, 
b) modificarlo en el cuadro Código, 
c) Hacer clic en ACEPTAR.

También se pueden establecer condiciones de formato entre corchetes [ ]. Por ejemplo, en el formato

[<100] 0,00 ; [>1000] (0,00) ; [rojo] 0

la primera sección formatea los números menores de 100, la segunda los números mayores de 1000 y la tercera el resto de los números.

FORMATO PERSONALIZADO DE NÚMEROS

Símbolo

Significado

0

Marcador de dígito. Redondea el número hasta el número de dígitos indicado o rellena con ceros las posiciones que falten

#

Marcador de dígito. Redondea el número indicado pero no rellena con ceros las posiciones que falten

?

Marcador de dígito. Se usa como el cero pero permite que las comas decimales se alineen

, (coma)

Separador decimal

. (punto)

Separador de miles

%

Porcentaje. Se multiplica el número por cien y se añade el símbolo %

E e

Notación científica para expresar el número en potencias de 10. Por ejemplo, el número 4,3E+03 significa 4,3 x 103, es decir, 4.300

"Texto"

Introduce una cadena de caracteres

\

Introduce un carácter. No se necesita para + - / ( ) :

_ (subrayado)

Se salta el ancho de un carácter. Permite alinear perfectamente números positivos y negativos formateados de distinta forma

*

Repite el carácter siguiente hasta llenar a la columna

@

Marcador de texto

FORMATO PERSONALIZADO DE FECHAS

Símbolo

Significado

d

Día en uno o dos dígitos (1 – 21)

dd

Día en dos dígitos (01 – 21)

ddd

Día de la semana con tres letras (lun - mar - mie - jue - vie - sap - dom)

dddd

Día de la semana completo (lunes-martes-miércoles-jueves-viernes)

m

Mes en uno o dos dígitos (2 – 12)

mm

Mes en dos dígitos (02 – 12)

mmm

Mes con tres letras (ene-feb-mar-abr-may-jun-jul-ago-sep-oct-nov-dic)

mmmm

Mes completo (enero-febrero-marzo-abril-mayo-junio-julio-agosto)

aa

Año con dos dígitos (92-93-94)

aaaa

Año con cuatro dígitos (1992-1993-1994)

Aplicar formatos con botones: Puede aplicar formatos numéricos haciendo clic directamente sobre los botones de la barra de herramientas.

Alineación de texto y números: Presenta tres aspectos que se pueden combinar entre sí para dar una gran cantidad de variaciones:

  • La alineación Horizontal puede ser: a la izquierda, al centro, a la derecha, llenar, justificar y centrar dentro de la selección.

  • La alineación Vertical puede ser: Superior, Inferior, Central, Justificar.

  • La orientación del texto puede ser: Apaisada y vertical con distintas disposiciones.

Todas las opciones de alineación pueden gobernarse conjuntamente mediante el menú Formato/Celdas.

Fuentes: La ficha Fuentes del cuadro de diálogo Formato/Celdas permite aplicar a la selección la fuente deseada, el estilo, tamaño, color y otros efectos (también podemos utilizar los botones de la barra de herramientas Formato para seleccionar el formato de las fuentes).

Bordes: Otra opción que permite mejorar notablemente el aspecto de las hojas de cálculo es la opción Bordes. Mediante esta opción podrá recuadrar celdas o aplicar filetes inferiores, superiores o laterales. Dichos filetes podrán ser de distintos colores, estilos y grosores. 
Para aplicar bordes: 
a) seleccione la celda o rango a aplicar los bordes, 
b) haga clic en el desplegable Paleta Bordes para ver la paleta (también puede seleccionar el menú Formato/Celdas (ficha Bordes), 
c) elija el borde que desea aplicar.

Diseño: Puede aplicar opciones de diseño de dos maneras: 
a) haciendo clic en el desplegable paleta colores, 
b) seleccionando la ficha Diseño del menú Formato/Celdas. Esta segunda opción es más completa, ya que permite definir además de los colores de fondo a aplicar las tramas de las mismas.

Símbolo del euro: Se encuentran disponibles formatos de número adicionales con el símbolo del euro.

Formatos de fechas de cuatro dígitos:
Formatos de número adicionales con fechas de cuatro dígitos.

Lista Autorellenar: Microsoft Excel 2000 extiende automáticamente formatos y fórmulas en listas, simplificando esta tarea común.

Estilos

Un estilo es un conjunto de definiciones de formato. La ventaja de usar un estilo es que permite aplicar de una sola vez un conjunto de definiciones a una celda o rango de éstas. Permite trabajar más rápidamente y también facilita diseños más normalizados. Existen varias maneras de crear estilos, pero la más sencilla consiste en tomarlos de una celda o rango al cual ya le han sido aplicadas las opciones de formato deseadas. 
a) Seleccionamos la celda o rango ya formateados, 
b) abrimos menú Formato/Estilo (veremos el cuadro de diálogo Modelo), 
c) asignamos un nombre al estilo y el cuadro adopta las nuevas definiciones, 
d) hacemos clic en AGREGAR y nuestro estilo pasa a formar parte de la lista en uso.

Aplicar un estilo
a) seleccione las celdas a aplicar el estilo, 
b) seleccione el menú Formato/Estilo, 
c) en el cuadro de diálogo haga clic en el desplegable Nombre del estilo:, 
d) seleccione el estilo a aplicar, 
e) haga clic en ACEPTAR.

Borrar un estilo
a) seleccione el menú Formato/Estilo, 
b) seleccione el estilo a borrar, 
c) haga clic en el botón ELIMINAR.

Modificar un estilo
a) seleccione el menú Formato/Estilo, 
b) en el cuadro Estilo seleccione el que desea modificar, 
c) haga clic en el botón MODIFICAR (se visualizará el cuadro de diálogo Formato Celdas), 
d) efectúe las modificaciones de fuentes, bordes, diseño, etc., e) haga clic en ACEPTAR.

Autoformato

Cuando usted no desee emplear tiempo pensando qué formato aplicar a un modelo puede dejar que Excel lo haga automáticamente por usted. Excel analiza la estructura de los datos del modelo y aplica un formato predefinido. Siga los pasos que se indican a continuación:

a) Seleccione el rango de celdas a aplicar autoformato, 
b) abra el menú Formato/Autoformato (se visualizará el cuadro de diálogo Autoformato), 
c) seleccione un formato en la lista de formatos de tabla (veremos una muestra de ese formato en la parte derecha de la pantalla),
d) haga clic en ACEPTAR y automáticamente se reflejará en nuestro rango seleccionado el tipo de formato escogido.

Para eliminar un autoformato haga clic en Deshacer o bien seleccione la opción Ninguno en el menú Formato/Autoformato.

Opciones de visualización

En el manejo cotidiano de Excel podrá utilizar distintas opciones que le permitirán ver los modelos de la hoja de cálculo de la manera que más se ajuste a sus necesidades y/o preferencias personales.

División de la hoja en paneles: Cuando un modelo tiene muchos datos, es frecuente perder de vista las cabeceras. Esto se puede evitar dividiendo la hoja horizontal o verticalmente en dos paneles. Esto se realiza haciendo clic en la marca de división horizontal o vertical que aparece junto a las barras de desplazamiento y arrastrando hacia la izquierda o abajo para dividir la hoja. Cuando desee eliminar la división haga doble clic en la línea de división.

Inmovilizar secciones: Si desea inmovilizar la parte de la hoja que muestra los títulos puede hacerlo mediante el menú Ventana/Inmovilizar Secciones. Cuando desee volver a la situación anterior seleccione Ventana/Movilizar Secciones.

Zoom: Otra posibilidad que permite aumentar o reducir lo que se ve en la hoja de cálculo es el zoom o control de visualización. Para aplicar el Zoom haga clic en el desplegable Zoom de la barra de herramientas y elija el grado de aumento o reducción deseado. Si desea ver toda la hoja seleccione el modelo completo y haga clic en el desplegable Zoom y escoja la opción Selección.

Otras opciones de visualización

El menú Herramientas/Opciones (ficha Ver) presenta un cuadro de diálogo que permite definir otras opciones de visualización en la hoja:

  • Para Ver/No ver las líneas de división de celdas active/desactive la casilla Líneas de división.

  • Para alternar entre fórmulas/resultados active/desactive la casilla Fórmulas.

  • Para Ver/No ver los encabezados de filas y columnas active/desactive la casilla Encabezados filas y columnas.

  • Para ocultar las imágenes u objetos haga clic en los botones de opción Mostrar marcadores u Ocultar todo.

  • Para Ver/No ver la barra de fórmulas haga clic en la casilla Barra de fórmulas.

  • Para Ver/No ver la barra de estado haga clic en la casilla Línea de estado.

  • Para ocultar los valores cero haga clic en la casilla Valores cero.

Autocompletar

Rellenar rápidamente entradas repetidas en una columna: Si los primeros caracteres que escriba en una celda coinciden con una entrada ya existente en la misma columna, Microsoft Excel rellenará automáticamente los demás. Microsoft Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán. Para aceptar la entrada propuesta, presione ENTRAR. La entrada completa seguirá exactamente el modelo de mayúsculas y minúsculas de las entradas existentes.

  • Para reemplazar los caracteres introducidos automáticamente, continúe escribiendo.

  • Para eliminar los caracteres introducidos automáticamente, presione RETROCESO.

Además, podrá seleccionar entre una lista de las entradas ya contenidas en la columna. Para ver la lista, presione ALT+FLECHA ABAJO o haga clic en la lista con el botón secundario del mouse (ratón), A continuación, haga clic en Elegir de la lista del menú contextual.

Tipos de series que puede rellenar Microsoft Excel

Es posible rellenar automáticamente varios tipos de series seleccionado celdas y arrastrando el controlador de relleno, o bien utilizando el comando Series (seleccione Rellenar en el menú Edición y, a continuación, haga clic en Series). Para seleccionar el tipo de serie en un menú contextual, seleccione los valores iniciales de la serie. A continuación, mantenga presionado el botón secundario del mouse (ratón) mientras arrastra el controlador de relleno.

Tiempo: Una serie de tiempo puede incluir incrementos de los días, semanas o meses que se especifiquen, o bien secuencias repetidas como días de la semana, nombres de meses o trimestres. Por ejemplo, las selecciones de tiempo iniciales de la siguiente tabla dan como resultado las series que se indican.

Selección inicial

Serie extendida

9:00

10:00, 11:00, 12:00

Lun

mar, mie, jue

Lunes

martes, miércoles, jueves

Ene

feb, mar, abr

Ene, Abr

jul, oct, ene

Ene-96, Abr-96

jul-96, oct-96, ene-97

15-ene, 15-abr

15-jul, 15-oct

1994, 1995

1996, 1997, 1998

Autorrellenar: La función Autorrellenar extiende diversos tipos de series, como queda reflejado en la siguiente tabla. 
Nota
: Los elementos separados por comas se encuentran en celdas adyacentes.

Selección inicial

Serie extendida

Lun

mar, mie, jue

1-ene, 1-mar

1-may, 1-jul, 1-sep,...

Trim3 (o T3 o Trimestre3)

Trim4, Trim1, Trim2,...

Producto 1, Pedido parcial

Producto 2, Pedido parcial, Producto 3, Pedido parcial,...

texto1, textoA

texto2, textoA, texto3, textoA,...

1er período

2do período, 3er período,...

Producto 1

Producto 2, Producto 3,...

1, 2

3, 4, 5, 6,...

1, 3, 4

5,66, 7,16, 8,66,...

Series lineales y geométricas: Al crear series lineales arrastrando el controlador de relleno, Microsoft Excel aumenta o disminuye los valores según un valor constante, basado en la diferencia entre los valores iniciales seleccionados. Al crear una serie geométrica seleccionando el comando Tendencia geométrica del menú contextual, Microsoft Excel multiplicará los valores por un factor constante. Para obtener más información acerca de las series lineales y geométricas que puede crear con el comando Series, haga clic en .

Selección inicial

Serie lineal extendida

1, 2

3, 4, 5

1, 3

5, 7, 9

100, 95

90, 85

Selección inicial

Serie geométrica extendida

1,2

4, 8, 16

1,3

9, 27, 81

2,3

4,5, 6,75, 10,125

Tipos de referencias

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una fórmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Las referencias a celdas de otros libros se denominan referencias externas. Las referencias a datos de otros programas se denominan referencias remotas. Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1, que rotula las columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas) y las filas con números (del 1 al 65536). Para hacer referencia a una celda, introduzca la letra de columna seguida del número de fila. Por ejemplo, D50 hace referencia a la celda en la intersección de la columna D y la fila 50. Para hacer referencia a un rango de celdas, introduzca la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y, a continuación, la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Cuando se introduce una fórmula en Excel, normalmente se hace referencia a otra u otras celdas. Existen tres tipos de referencias a celdas:

¬ Referencias Relativas
¬ Referencias Absolutas
¬ Referencias Mixtas

Es muy importante distinguir bien unas de otras, ya que ello facilitará al usuario en gran medida la construcción de modelos. La diferencia esencial entre un tipo de referencias y otras está en cómo se copian las fórmulas que hacen referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas. Pueden utilizarse los rótulos de las columnas y filas en una hoja de cálculo para hacer referencia a las celdas de esas columnas, o filas, o pueden crearse nombres descriptivos para representar a las celdas, los rangos de celdas, las fórmulas o los valores constantes.

Referencias relativas: son referencias a celdas relacionadas con la posición de la fórmula. Son las que se utilizan por defecto. Cuando se efectúa una copia de una celda que contiene una referencia relativa las celdas de destino desplazan sus referencias tantas filas y columnas como hay entre la celda original y la celda destino.

Referencias absolutas: son referencias de celda que siempre hacen referencia a las celdas ubicadas en una posición específica. Puede crearse una referencia absoluta a la celda C1 colocando un signo de dólar ($) delante de las partes de la referencia que no cambia. Por ejemplo, para crear una referencia absoluta a la celda C1, agregue signos de dólar a la fórmula como se indica a continuación: =$C$1.

Referencias mixtas: son aquellas que hacen referencia absoluta a la fila y relativa a la columna (o viceversa, referencia absoluta a la columna y relativa a la fila). La parte de la referencia que es absoluta va precedida del símbolo $ y la relativa no. De este modo:

  • Cuando vea una referencia del tipo $B$2 se trata de una referencia absoluta (la celda B2 queda fija en su fila y columna).

  • Cuando vea una referencia del tipo $B2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la columna B y durante la copia podrá desplazarse por las filas 3, 4, 5...

  • Cuando vea una referencia del tipo B$2 se trata de una referencia mixta. La celda B2 queda enclavada sobre la fila 2 y durante la copia podrá desplazarse por las columnas C, D, E...

Para establecer referencias mixtas
a) seleccione en la barra de fórmulas la referencia que quiere modificar, 
b) pulse F4 una vez (la referencia se transforma en absoluta), 
c) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la fila), 
d) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en mixta: se fija la columna), 
e) pulse F4 otra vez (la referencia se transforma en relativa).

Búsqueda y sustitución

En ocasiones resulta muy útil localizar fragmentos de texto o fórmulas en la hoja. Excel dispone de opciones de búsqueda y sustitución avanzadas que permiten efectuar este tipo de operaciones.

Búsqueda: El menú Edición/Buscar presenta el cuadro de diálogo Buscar, el cual permite localizar contenidos en las celdas de las hojas. Opere como se indica a continuación:

  • Introduzca en Datos a buscar lo que desea buscar.

  • En Buscar seleccione Por filas o Por columnas para determinar la dirección de búsqueda.

  • En Buscar dentro de seleccione dónde desea buscar: en Fórmulas, Valores o Notas. Si desea que la búsqueda sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas/minúsculas. Si desea buscar contenidos completos (no fragmentos) active la casilla de verificación Buscar celdas completas solamente.

  • Haga clic en el botón BUSCAR SIGUIENTE para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.

Sustitución: Para efectuar sustituciones dentro de una hoja de cálculo opere de la siguiente manera:

  • Seleccione el menú Edición/Reemplazar (se visualizará el cuadro de diálogo Reemplazar).

  • Introduzca en Datos a buscar lo que desea buscar.

  • Introduzca en Reemplazar con el texto sustitutivo.

  • En Buscar seleccione Por filas o Por columnas para determinar la dirección de búsqueda. Si desea que la sustitución sea sensible a letras mayúsculas y minúsculas, active la casilla de verificación Coincidir mayúsculas/minúsculas. Si desea sustituir contenidos completos (no fragmentos) active la casilla de verificación Buscar celdas completas solamente.

  • Haga clic en el botón BUSCAR SIGUIENTE para localizar la siguiente ocurrencia en la hoja.

  • Haga clic en REEMPLAZAR para sustituir la ocurrencia localizada. Si desea efectuar todas las sustituciones de una vez haga clic en REEMPLAZAR TODO.

Corrección ortográfica

Microsoft Excel incorpora un conjunto de herramientas orientadas a hacer que su hoja de cálculo no sólo tenga un aspecto y acabado inmejorables, sino que en la medida de lo posible no contenga errores ortográficos, para ello existe el mecanismo de revisión ortográfica: haga clic en el botón Ortografía en la barra de herramientas Estándar. Cada vez que Excel encuentre una palabra que no está en su diccionario visualizará el cuadro de diálogo Ortografía, mediante el cual podrá efectuar lo siguiente:

Para...

Elija...

Aceptar la sugerencia de Excel que se visualiza en el cuadro de texto Cambiar a:

El botón CAMBIAR

Cambiar la palabra por alguna de las que muestra la lista de sugerencias

Seleccione una palabra de la lista y haga clic en CAMBIAR

Cambiar la palabra por otra que no está en la lista de sugerencias

Introducir la nueva palabra en el cuadro de texto Cambiar a: y hacer clic en CAMBIAR

Cambiar la palabra errónea todas las veces que aparece en el documento por la palabra introducida o seleccionada en el cuadro Cambiar a:

Hacer clic en el botón CAMBIAR TODO

Ignorar las sugerencias y dejar la palabra actual

Hacer clic en IGNORAR

Añadir la palabra al diccionario personalizado seleccionado en la entrada Agregar palabra a:

Hacer clic en AGREGAR

Dejar la palabra igual que está todas las veces que aparezca en el documento

Hacer clic en IGNORAR TODO

Deshacer la última corrección efectuada

Hacer clic en DESHACER ULTIMO

Nombres

Son un mecanismo que facilita enormemente la utilización de los diversos tipos de referencias y consiste en:

  • Asignar un nombre a una celda o rango de celdas.

  • Utilizar el nombre en las fórmulas que hacen referencia a las celdas.

El sistema tiene grandes ventajas:

No es necesario controlar si se trata de referencias absolutas o mixtas, Excel lo hace por usted.
Obtendrá hojas de cálculo más fáciles de entender y modificar.

Para dar nombre a una celda o rango de celdas
1) Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes a los que desee asignar un nombre. 
2) Haga clic en el cuadro Nombre situado en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. 
3) Escriba el nombre de las celdas. 
4) Presione ENTRAR.

Series

Microsoft Excel se adelanta con frecuencia al deseo del usuario a la hora de construir series de datos. Podrá poner, por ejemplo, en una celda el texto Enero y generar una serie con los meses del año por el procedimiento de llenar hacia la derecha o hacia abajo.

Series de números
a) introduzca dos números; 
b) seleccione los dos números; 
c) llene hacia abajo o hacia la derecha.

Series de fechas
a) introduzca una fecha y llene hacia abajo para generar una serie día a día; 
b) introduzca dos fechas para generar una serie con la periodicidad deseada; 
c) introduzca un mes y llene hacia abajo para generar una serie de meses.

Estimación sencilla de tendencias
a) seleccione una serie incompleta, 
b) llene hacia abajo hasta la fila correspondiente y Excel genera la tendencia.

Series definidas por el usuario: Si utiliza con frecuencia una serie puede definirla una vez y utilizarla siempre que lo desee. 
a) cree la serie en la hoja de cálculo y selecciónela, 
b) seleccione el menú Herramientas/Opciones, 
c) haga clic en la ficha Listas, 
d) haga clic en el botón Importar, 
e) Haga clic en el botón Aceptar. Para utilizar una serie definida por el usuario: introduzca un elemento cualquiera perteneciente a dicha serie, pulse el botón de llenado hacia abajo o la derecha y la serie se generará automáticamente.

Comentarios o notas

Los comentarios son textos que pueden asociarse a una celda de la hoja de cálculo. Son muy útiles porque permiten agregar explicaciones adicionales o mensajes explicativos relativos al modelo en general o a alguna fórmula más o menos compleja.

Agregar un comentario a una celda
a) Haga clic en la celda donde desea agregar el comentario, 
b) en el menú Insertar, haga clic en Comentario. 
c) escriba el texto del comentario en el cuadro, 
d) cuando termine de escribir el texto, haga clic fuera del cuadro. 
Nota:
Cuando ordena elementos en una hoja de cálculo, los comentarios se desplazan a las nuevas posiciones con los elementos de las filas o columnas ordenadas.

Compartir información entre los programas de Office (OLE)

OLE es el acrónimo de Object Linking and Embedding. En la práctica se traduce a la posibilidad de:

& Objeto: Cualquier documento generado en una aplicación.

& Incrustar objetos en una hoja de Excel (Embedding). Consiste en insertar un objeto, éste tiene una existencia independiente del documento que lo generó. Es decir, si el objeto original cambia, el incrustado no. Un objeto incrustado aumenta el tamaño del fichero, ya que debe incorporar toda la información necesaria para reconstruir el objeto dentro del documento.

& Vincular objetos en una hoja de Excel (Linking). Consiste en insertar un puntero en un documento. El puntero señala al fichero que se desea vincular y al cargar un documento que contiene enlaces Excel localiza los ficheros vinculados y regenera los objetos. Estos ocupan menos espacio en disco que los incrustados.

Cuando copia información entre Microsoft Excel y otros programas de Office o cualquier programa que admita OLE, puede elegir entre copiar la información como un objeto vinculado o como un objeto incrustado.

Utilice objetos vinculados si desea que la información se actualice cuando se realicen cambios en los datos originales en el archivo de origen. Para mantener el vínculo con los datos originales, el archivo de origen deberá permanecer disponible en el equipo o en la red. Use objetos incrustados si va a utilizar el archivo de destino en otro sistema o si no se desea que los cambios en los datos originales afecten a la información copiada en el archivo de destino. Un objeto incrustado formará parte del archivo de destino y, por tanto, aumentará el tamaño del archivo. Pueden insertarse objetos creados en otros programas que admitan OLE y también puede iniciarse el programa y crear nuevos objetos mientras se trabaja en Microsoft Excel.

Objetos vinculados e incrustados

Si utiliza el comando Pegado especial (menú Edición) y selecciona la opción Pegar vínculos, la información se pegará como un objeto vinculado. Si selecciona el tipo de objeto y las opciones Objeto y Pegar, la información se pegará como un objeto incrustado. El comando Objeto y la mayoría de los comandos del submenú Imagen (menú Insertar) también insertarán la información como objetos vinculados o incrustados. Las principales diferencias entre los objetos vinculados y los objetos incrustados consisten en la ubicación en que se almacenan los datos y cómo se actualizan una vez colocados en el archivo de destino.

Utilice objetos vinculados si desea que la información refleje todos los cambios que se realicen en los datos originales o si el archivo tiene un tamaño considerable. En un objeto vinculado, la información original permanecerá almacenada en el archivo de origen. El archivo de destino mostrará una representación de la información vinculada pero se almacenará únicamente la ubicación de los datos originales. Si se cambian los datos originales, la información vinculada se actualizará de forma automática. Por ejemplo, si se selecciona un rango de celdas en un libro de Microsoft Excel y, a continuación, se pegan como un objeto vinculado en un documento Word, al realizar cambios en el libro, la información se actualizará en Word.

Por el contrario, un objeto incrustado formará parte del archivo de destino. Los usuarios que no tengan acceso a los datos originales, pueden abrir el archivo en otro equipo y ver el objeto incrustado. Como el objeto incrustado no tiene vínculos con el archivo de origen, si se cambian los datos originales, no cambiará. Para cambiar un objeto incrustado, haga doble clic en el objeto para abrirlo y modificarlo en el programa de origen. Este (o cualquier otro programa capaz de modificar el objeto) deberá estar instalado en el equipo. Si se copia información como un objeto incrustado, el archivo de destino necesitará más espacio en el disco que si se vincula la información.

Protección

Existen distintos niveles de protección que permiten definir un esquema flexible de cómo el usuario podrá acceder a los libros o a parte de éstos.

Protección a nivel archivo: Se logra asociando una password (palabra clave) al libro. De este modo, cada vez que se desee abrir el libro Excel solicita la password.

Protección a nivel libro: La protección a nivel libro permite bloquear el tamaño y movimiento de las ventanas, así como la estructura del libro (número y nombre de sus hojas), para que no puedan ser eliminadas, renombradas, movidas. Esta operación impide cualquier operación que suponga la adición de nuevas hojas.

Protección a nivel hoja: Esta protección permite proteger el contenido, los objetos y los escenarios definidos en la hoja, así como evitar que otros usuarios cambien accidentalmente o intencionadamente sus contenidos.

Protección a nivel celda: La protección a nivel celda permite proteger la celda de modificaciones accidentales y también ocultar la fórmula subyacente. Para activar la protección a nivel celda debe activarse previamente la protección a nivel hoja.

Protección de archivos: Para proteger un archivo opere de la siguiente forma: 
a) seleccione el menú Archivo/Guardar como. Se visualizará el cuadro de diálogo Guardar como, 
b) Haga clic en el botón Opciones (veremos el cuadro de diálogo Opciones para guardar), este cuadro permite introducir dos contraseñas o passwords, una de protección que impedirá que toda persona que desconozca la contraseña pueda abrir el libro. Y una segunda que permitirá a los usuarios que la conozcan poder efectuar modificaciones en el libro, 
c) cuando termine de hacer las definiciones haga clic en Aceptar. Excel le pedirá que conforme las contraseñas para evitar posibles errores.

Protección de libros
a) seleccione el menú Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opción Libro, 
b) en el cuadro de diálogo Proteger libro indique lo que desea proteger e introduzca una contraseña si lo desea.

Protección de hojas
a) seleccione el menú Herramientas/Proteger y en el desplegable escoja la opción Hoja, 
b) en el cuadro de diálogo Proteger hoja indique lo que desea proteger e introduzca una contraseña si lo desea. Una hoja protegida activa las protecciones definidas a nivel celda, de modo que las celdas que estén protegidas no podrán sufrir modificaciones.

Protección de celdas: por omisión la protección a nivel celda está activada y la protección a nivel hoja desactivada. Si activa la protección a nivel hoja no podrá efectuar modificaciones en la hoja de cálculo. El procedimiento habitual consiste en desbloquear las celdas que sí se desea permitir su modificación y a continuación activar la protección de la hoja. El bloqueo a nivel celda se controla desde el menú Formato/Celdas (ficha Protección).

Fórmulas matriciales y modo de introducirlas

Una fórmula matricial puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada argumento matricial tiene el mismo número de filas y de columnas. Las fórmulas matriciales se crean del mismo modo que las fórmulas básicas de un único valor. Seleccione la celda o celdas que va a contener la fórmula, cree la fórmula y, a continuación, presione CONTROL+MAYÚSCULAS+ENTER.

Si se desea un único resultado, puede ser necesario que Microsoft Excel ejecute varias operaciones para generar ese resultado. Por ejemplo, en la siguiente fórmula se calcula el promedio únicamente de las celdas comprendidas en el rango D5:D15 en que la celda en la misma fila en la columna A contiene el texto "Líneas Aéreas Cielo Azul". La función SI buscará las celdas en el rango A5:A15 que contiene "Líneas Aéreas Cielo Azul" y, a continuación, devolverá el valor en la celda correspondiente en D5:D15 para la función PROMEDIO.

{=PROMEDIO(SI(A5:A15=" Líneas Aéreas Cielo Azul",D5:D15))}

Para calcular varios resultados con una fórmula matricial, deberá introducirse la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales.

Formato condicional (resaltar los datos que cumplan las condiciones especificadas)

Para resaltar los resultados de una fórmula u otros valores de la celda que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicando formatos condicionales. Por ejemplo, una celda contiene una fórmula que calcula la varianza entre las ventas pronosticadas y las ventas reales. Microsoft Excel puede aplicar un sombreado de color verde a las celdas si las ventas reales sobrepasan a las ventas pronosticadas y un sombreado de color rojo si las ventas reales son menores que las ventas pronosticadas. Si cambia el valor de la celda y no cumple ya la condición especificada Microsoft Excel suprimirá temporalmente los formatos resaltando esa condición. Los formatos condicionales seguirán aplicándose a las celdas hasta que se quiten, incluso aunque no se cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celda especificados.

Aplicar formatos condicionales a celdas:  
A) Seleccione las celdas a las que desee dar formato. 
B) En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. 
C) Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula; debe incluirse un signo igual (=) delante de la misma.

Para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas, utilice una fórmula como criterio de formato. Haga clic en Fórmula en el cuadro de la izquierda y, a continuación, escriba la fórmula en el cuadro de la derecha. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.

Consolidación

La consolidación de datos permite resumir datos procedentes de varias hojas (por ejemplo, sumar, calcular promedios, desviaciones, etc.) El proceso de consolidación permite al usuario elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas fuente o no. Excel permite consolidar hojas por posición y por categoría.

Por posición, cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y situación; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla. Si se introducen datos utilizando una serie de hojas de cálculo basadas en la misma plantilla y se desea que aparezcan todos los datos de cada hoja en una única hoja de cálculo, es conveniente utilizar el Asistente para plantillas con seguimiento de datos.

Por categorías, si se desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos que coinciden en cada hoja de cálculo.

Consolidar datos por posición:

  • Haga clic en la celda superior izquierda del área de destino de los datos de consolidación.

  • En el menú Datos, haga clic en Consolidar.

  • En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

  • En el cuadro Referencia, introduzca el área de origen que desea consolidar.

  • Haga clic en Agregar.

  • Repita los últimos pasos en cada área de origen que desee consolidar.

  • Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambien los datos de origen, seleccione el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

Consolidar datos por categoría

  • Haga clic en la celda superior izquierda del área de destino de los datos de consolidación.

  • En el menú Datos, haga clic en la opción Consolidar.

  • En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.

  • En el cuadro Referencia, introduzca el área de origen que se desea consolidar. Asegúrese de que incluye en la selección los rótulos de datos.

  • Haga clic en Agregar.

  • Repita los últimos pasos para cada área de origen que desee consolidar.

  • En Usar rótulos en seleccione las casillas de verificación que indican dónde están localizados los rótulos en el área de origen: indistintamente, la fila superior, la columna izquierda o ambas.

  • Para actualizar automáticamente la tabla de consolidación cuando cambian los datos de origen, seleccione el cuadro de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Para crear vínculos, el área de origen y el área de destino deben estar en diferentes hojas de cálculo. Una vez creados los vínculos, no pueden agregarse nuevas áreas de origen ni cambiarse las que se han incluido en la consolidación.

Gráficos

Crear un gráfico: Puede presentar los datos de Microsoft Excel en un gráfico. Los gráficos se vinculan a los datos a partir de los que se crean y se actualizan cuando se cambian éstos. Puede crear gráficos a partir de celdas o rangos no contiguos.

Columna: Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de determinado período de tiempo, o ilustra las comparaciones entre elementos. Las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación que se ha producido en el transcurso del tiempo. Los gráficos de columnas apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo. El gráfico de columnas en perspectiva 3D compara puntos de datos a lo largo de dos ejes.

Barra: Los gráficos de barras ilustran las comparaciones entre elementos individuales. Las categorías aparecen organizadas verticalmente y los valores horizontalmente, a fin de hacer hincapié en la comparación de valores y haciendo menos énfasis en el tiempo transcurrido. Los gráficos de barras apiladas muestran la relación de cada elemento con el todo.

Línea: Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos.

Circular: Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en función de la suma de elementos. Siempre mostrará una única serie de datos, y resulta de utilidad cuando se desea destacar un elemento significativo. Para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en un gráfico circular y de barras más pequeños situado junto al gráfico principal.

XY (Dispersión): Los gráficos XY (Dispersión) muestran la relación entre los valores numéricos de varias series de datos, o trazan dos grupos de números como una única serie de coordenadas XY. Este tipo de gráficos muestra los intervalos, o agrupaciones, desiguales de datos, y suele utilizarse para los datos científicos. Al organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.

Área: Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios en el transcurso del tiempo. Al presentar la suma de los valores trazados, un gráfico de área también muestra la relación de las partes con un todo.

Anillos: Al igual que un gráfico circular, un gráfico de anillos muestra la relación de las partes con un todo, aunque puede contener más de una sola serie de datos. Cada anillo de un gráfico de anillos representa una serie de datos.

Radial: En los gráficos radiales, cada categoría tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las líneas conectan todos los valores de las mismas series.

Superficie: Los gráficos de superficie resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores.

Burbujas: Un gráfico de burbujas es un tipo de gráfico XY (Dispersión). El tamaño del marcador de datos indica el valor de una tercera variable. Para organizar los datos, sitúe los valores X en una fila o columna y, a continuación, introduzca los valores Y y los tamaños de burbuja en las filas o columnas adyacentes.

Cotizaciones: El gráfico Máximo, mínimo, cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Asimismo, este tipo de gráficos puede utilizarse para datos científicos, como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. Deberá organizar los datos en el orden correcto para estos y otros tipos de gráficos de organizaciones. Un gráfico de cotizaciones que mide volúmenes tiene dos ejes de valores: uno correspondiente a las columnas que miden el volumen, y el otro para la cotización de los valores. Podrá incluir el volumen en un gráfico Máximo, mínimo, cierre o en un gráfico Apertura, máximos, mínimos, cierre.

Cono, cilindro y pirámide: Los marcadores de datos en forma de cono, cilindro y pirámide pueden realzar y mejorar la presentación de gráficos de columnas y barras 3D.

Partes de un gráfico

Un gráfico está compuesto por una serie de elementos que son susceptibles de recibir formato. Las partes más importantes son:

Gráfico: es el área ocupada por la ventana del gráfico e incluye todos los elementos que forman el gráfico. Para seleccionar el gráfico completo haga clic en algún punto situado fuera del área de trazado que no contenga ningún elemento.

Area de trazado: es el área donde se dibujan las series de datos.

Series de datos: cada una de las dos series que se representadas.

Puntos de datos: cada uno de los números de una serie de datos.

Ejes: son el eje X y el eje Y, que se utilizan en las representaciones gráficas basadas en coordenadas cartesianas.

Nombre de categorías: es el nombre de los puntos de datos.

Marcas de graduación: son las líneas cortas que intersectan los ejes X e Y, sirven como referencias visuales.

Líneas divisorias: son unas líneas horizontales y verticales trazadas perpendicularmente a los ejes por sus marcas de graduación.

Leyenda: es un cuadro explicativo del significado de las series representadas gráficamente.

Creación de gráficos

Existen dos maneras de crear gráficos en Excel: manual y mediante el Asistente de gráficos. 
Creación manual
: seleccione los datos que desea representar gráficamente y pulse la tecla F11, se creará una hoja de cálculo nueva que contendrá el gráfico. 
Con el Asistente de gráficos
: seleccione los datos a representar, haga clic en el botón Asistente de gráficos y se visualizará un cuadro de diálogo que nos mostrará los pasos a dar y el rango seleccionado, pulsamos el botón Siguiente y elegimos el tipo de gráfico y así sucesivamente hasta llegar al último paso pulsamos Finalizar y nos mostrará el gráfico en la misma hoja.

Cambiar el tipo de gráfico: se puede cambiar el tipo de gráfico de varias maneras:

  • Con la barra de herramientas Gráfico, mediante el botón Paleta galería de gráficos.

  • Con el menú Formato/Tipo de gráfico.

  • Con el botón de la barra de herramientas Estándar Asistente para gráficos.

Formato de gráficos: los gráficos se componen de elementos (ejes, series, etiquetas de texto. Leyenda, etc.). Dichos elementos son susceptibles de diversos formatos. Como regla general, para aplicar formato a un elemento:

Haga doble clic sobre el elemento para visualizar un cuadro de diálogo con las opciones de formato asociadas al elemento.

Introducción de texto en un gráfico: en un gráfico podemos introducir títulos al gráfico y/o los ejes y texto libre.

Formato de los ejes: haga doble clic sobre el eje X o Y. Se visualizará el cuadro de diálogo Formato de ejes, el cual presenta cinco fichas que permiten aplicar opciones de formato relativas al diseño, escala, fuentes, número y alineación.

Formato de las series: haga doble clic sobre una serie y veremos el cuadro de diálogo Formato de las series de datos que nos permite aplicar diseño, formas, rótulo de datos, orden de las series y opciones.

Funciones

Una función es una fórmula predefinidas que efectúa varias operaciones simultáneamente, devolviendo el resultado. Las funciones pueden utilizarse independientemente o como operadores dentro de una fórmula o incluso dentro de otra función (funciones anidadas). Excel tiene más de 400 funciones que permiten efectuar desde los cálculos más sencillos hasta los más complejos. La sintaxis de una función consta de: Nombre (término que designa la función), que normalmente es un nombre significativo de lo que la función realiza, y Argumentos (datos sobre los que se aplica la función), que pueden ser constantes, referencias a celdas o rangos, nombres u otras funciones. Cuando una función admite o requiere varios argumentos éstos van separados por punto y coma.

=SUMA(13;50;37) El nombre de la función es suma y 13, 50 y 37 son los argumentos, que siempre van encerrados entre paréntesis

Tipos de funciones

  • Funciones matemáticas y trigonométricas

  • Funciones estadísticas

  • Funciones financieras

  • Funciones lógicas

  • Funciones de texto

  • Funciones de fecha y hora

  • Funciones de búsqueda y referencia

  • Funciones de base de datos

  • Funciones de información

    Funciones de resumen para análisis de datos

Función

Resumen

Suma

La suma de los valores. Esta es la función predeterminada para datos de origen numéricos.

Contar

El número de elementos. La función de resumen Contar funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTARA. Esta es la función predeterminada para datos no numéricos.

Promedio

El promedio de los valores.

Máx

El valor máximo.

Mín

El valor mínimo.

Producto

El producto de los valores.

Contar núm

El número de filas que contienen datos numéricos. La función de resumen Contar núm funciona del mismo modo que la función de la hoja de cálculo CONTAR.

Desvest

Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.

Desvestp

Una estimación de la desviación estándar de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.

Var

Una estimación de la varianza de una población, donde la muestra son todos los datos que van a resumirse.

Varp

La varianza de una población, donde la población son todos los datos que van a resumirse.

Funciones lógicas

Pueden utilizarse las funciones lógicas para ver si una condición es cierta o falsa o, para comprobar varias condiciones. Devuelven dos valores posibles: VERDADERO o FALSO.

La función lógica SI es una de las más importantes de Excel. Mediante esta función podrá dotar de capacidad de decisión a sus hojas de cálculo.

Sintaxis
: =SI( Condición lógica ; Valor si es verdadera ; Valor si es falsa )

FALSO()

Devuelve el valor lógico FALSO

NO(Condición1)

Devuelve el valor VERDADERO si Condición1 es FALSO

O(Condición1;Condición2)

Devuelve el valor VERDADERO si alguna de las condiciones es VERDADERO

VERDADERO()

Devuelve el valor lógico VERDADERO

Y(Condición1;Condición2;...)

Devuelve el valor VERDADERO si todas las condiciones son VERDADERO

Operadores lógicos: son los que se utilizan en condiciones lógicas.

Operador lógico

Significado

=

Igual

>

Mayor que

<

Menor que

<>

Distinto de

>=

Mayor o igual que

<=

Menor o igual que

Funciones anidadas: Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #¡VALOR! Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

Funciones matemáticas y trigonométricas

Mediante las funciones matemáticas y trigonométricas, pueden ejecutarse cálculos matemáticos simples y complejos, como el cálculo del valor total de un rango de celdas, el del valor total de una rango de celdas que cumplan una condición en otro rango o redondear números.

ABS: Calcula el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el mismo número sin signo. Ejemplo: ABS(-10) = 10

ALEATORIO: Devuelve un número aleatorio comprendido entre cero y uno. Esta función no tiene argumentos y se utilizar para simular sucesos en los que interviene el azar, ya que devuelve un número aleatorio. Ejemplo: ALEATORIO()

ALEATORIO.ENTRE: Devuelve un número aleatorio entre los especificados. Ejemplo: ALEATORIO.ENTRE(2;20)

COS: Devuelve el coseno de ángulo en radianes. Sintaxis: =COSENO(ángulo en radianes). Ejemplo: COSENO(PI()) = -1

ENTERO: Devuelve el entero por defecto. Sintaxis: =ENTERO(Número). Ejemplo: ENTERO(1,99) = 1 Y ENTERO(-1,99) = 2

FACT: Calcula el factorial de un número entero y positivo. El factorial de N es igual a N x (N-1) x (N-2) x ... x 1. Ejemplos: FACT(4) =24. FACT(5)=120

PI: Devuelve el número p . Es una función vacía. Ejemplo: PI() =3,14159265.

PRODUCTO: multiplica los números proporcionados como argumentos. Ejemplo: PRODUCTO(10;100)=1.000

RAIZ: Extrae la raíz cuadrada del número proporcionado. Ejemplo: RAIZ(9)=9

REDONDEAR: Devuelve el primer argumento redondeado un número de decimales especificado. Sintaxis: REDONDEAR(Número;decimales)

RESIDUO: Devuelve el resto de un número dividido por número divisor. Sintaxis: RESIDUO(Número;número divisor). Ejemplo: RESIDUO(22;3)=1

SENO: Devuelve el seno de ángulo en radianes. Ejemplo: SENO(PI())=0

SUMA: Suma los números de argumentos. Ejemplo: SUMA(2;20;30)=52

SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

TRUNCAR: Devuelve la parte entera de un número. Sintaxis: TRUNCAR(Número). Ejemplo: TRUNCAR(3,14159)=3

Funciones de búsqueda y referencia

Si es necesario buscar valores en listas o tablas o si se necesita buscar la referencia de una celda, pueden utilizarse las funciones de consulta y referencia.

BUSCAR: La función BUSCAR busca un valor en un rango ordenado y devuelve otro valor asociado. Sintaxis: =BUSCAR(Rango donde se busca;valor deseado;rango asociado)

BUSCARH: Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o en la matriz.

BUSCARV: Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

COINCIDIR: Devuelve la posición que ocupa un elemento dentro de una lista ordenada. Sintaxis: COINCIDIR(Valor que se busca;matriz;tipo de coincidencia), donde tipo de coincidencia tiene tres valores (-1, 0, 1)

INDICE: Devuelve la referencia de la celda especificada por medio de una fila y una columna. Los valores de fila y columna deben estar ordenados. Sintaxis: INDICE(Matriz donde se busca;fila deseada;columna deseada)

Funciones de fecha y hora

Mediante las funciones de fecha y hora se pueden analizar los valores de fecha y hora y trabajar con ellos en las fórmulas.

AHORA: Visualiza la fecha y hora del momento actual. Es una función volátil, y por tanto se recalcula cada vez que se produce un recálculo en la hoja. Sintaxis: AHORA()

AÑO: Devuelve el año correspondiente. Ejemplo: AÑO(34336)=1994

DIA: Devuelve el día correspondiente. Ejemplo: DIA(34336)=2

FECHA: Devuelve el número serial correspondiente a la fecha especificada. Sintaxis: FECHA(año;mes;día)

HORA: Devuelve la hora correspondiente en número de serial.

HOY: Visualiza la fecha del día actual en formato dd-mm-aa. Sintaxis: HOY()

MES: Devuelve el mes correspondiente. Ejemplo: MES(34336)=1

Funciones de texto

Mediante las funciones de texto pueden manipularse cadenas de texto en fórmulas.

Concatenación de texto: utilizando el operador & podrá concatenar cadenas de texto y celdas. Ejemplos: Si A1="Pedro" y A2="Pérez García" à A1 & A2 = PedroPérez García

A1 & " " & A2 = Pedro Pérez García
A2 & ", " & A1 = Pérez García, Pedro

TEXTO: La función texto convierte números en cadenas de texto y le aplica el formato especificado. Sintaxis: =TEXTO(número ; formato). Ejemplo: Si A1=2.500,2 à TEXTO(A1;"#.###,00")=2.500,20

LARGO: Devuelve la longitud de una cadena de texto. Sintaxis: =LARGO(referencia). Ejemplo: Si A1="Pedro" à LARGO (A1)=5 à LARGO ("Juan")=4

Funciones financieras

Ejecutan operaciones contables comunes, como determinar los pagos de un préstamo, el valor futuro o el valor neto actual de una inversión y los valores de obligaciones y bonos. Los argumentos más comunes de las funciones financieras incluyen:

Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.

Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.

Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión. Por ejemplo, el valor presente de un préstamo es el importe principal que se toma prestado.

Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.

Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al comienzo o al final de mes.

VA: Devuelve el valor actual de una serie de pagos futuros. Sintaxis: =VA(tasa;nper;pago;vf)

VF: Devuelve el valor futuro de una serie de pagos. Sintaxis: =VF(tasa;nper;pago;va)

TASA: Devuelve el tipo de interés al que se efectúa una operación. Sintaxis: =TASA(nper;pago;va;vf)

PAGO: Devuelve el importe de un pago amortizativo correspondiente a una operación basada en pagos periódicos de cuantía constante. Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

NPER: Devuelve el número de períodos necesarios para amortizar una deuda conocidos su importe, pago periódico, tipo anual y pagos anuales. Sintaxis: =NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

PAGOINT: Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGOINT(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

PAGOPRIN: Devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante. Sintaxis: =PAGOPRIN(tasa;período;nper;va;vf;tipo)

Funciones estadísticas

MAX: Devuelve el mayor número que contiene el argumento. Sintaxis: =MAX(rango)

MIN: Proporciona el número menor que contiene el argumento Sintaxis: =MIN(rango)

CONTAR: Devuelve el número de celdas cuyo contenido es un número en el rango que se introduce como argumento de la función. Sintaxis: =CONTAR(rango)

CONTARA: Devuelve el número total de celdas que contienen cualquier tipo de dato (numérico, texto, lógico, error). Sintaxis: =CONTARA(rango)

PROMEDIO: Devuelve la media aritmética de los valores incluidos en los argumentos. Sintaxis: =PROMEDIO(rango). Ejemplo: PROMEDIO(1,2,3,4)=2,5

MEDIANA: Devuelve la mediana de un rango. La mediana es una medida de posición o promedio que se define como el valor central de una distribución ordenada. En el caso de que la distribución tenga un número par de valores la mediana es la media aritmética de los dos centrales. Sintaxis: =MEDIANA(rango). Ejemplos: Si a1:A6 contiene 1,3,5,7,9 à MEDIANA(A1:A6)=5 y si A1:A7 contiene 1,3,5,7,9,11 à MEDIANA(A1:A7)=6 (el promedio de los dos números centrales)

FRECUENCIA: La función Frecuencia agrupa datos en rangos o intervalos. Es una función muy útil a la hora de desarrollar las medidas descriptivas de un grupo de datos. Hay que tener en cuenta que es una función matricial y por tanto devuelve varios valores simultáneamente, por lo al ejecutar la función pulsaremos CTRL + MAYUSC + ENTER. Sintaxis: =FRECUENCIA(datos ; grupos)

Guardar un grupo de libros en un espacio de trabajo personalizado

Puede abrir un grupo de libros en un único paso creando un archivo de área de trabajo. En este archivo se guarda información acerca de todos los libros abiertos, como ubicaciones, tamaño de las ventanas y posiciones en la pantalla. Cuando se abre un archivo de área de trabajo mediante el comando Abrir (menú Archivo), Microsoft Excel abrirá todos los libros guardados en el área de trabajo. El archivo de área de trabajo no contiene los libros propiamente dichos y deberá continuar guardando los cambios que haga en los libros individuales.

  • Abra los libros que desee abrir como grupo.

  • Ajuste el tamaño y la posición de las ventanas de los libros como desee que aparezcan la siguiente vez que se utilicen.

  • En el menú Archivo, elija Guardar área de trabajo.

  • En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de área de trabajo.

Buscar objetivo

En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo. Al realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de determinada celda hasta que la fórmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.

Buscar un resultado específico de una celda ajustando el valor de otra celda

  • En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.

  • En el cuadro Definir celda, introduzca la referencia de la celda que contenga la fórmula que desee resolver.

  • En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.

  • En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el valor que desee ajustar.

Escenario

El escenario es un conjunto de valores que se utilizan para prever el resultado del modelo de una hoja de cálculo. Podrá crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, cambiar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Supongamos, por ejemplo, que desea preparar un presupuesto, pero no conoce con exactitud sus ingresos. En ese caso, podrá definir valores diferentes para dichos ingresos y, seguidamente, cambiar entre los escenarios para realizar un análisis Y si.

Crear un escenario

  • En el menú Herramientas, elija Escenarios.

  • Haga clic en Agregar.

  • En el cuadro Nombre de escenario, introduzca un nombre para el escenario.

  • En el cuadro Celdas cambiantes, introduzca las referencias de las celdas que desee cambiar.

  • En Proteger, seleccione las opciones que desee.

  • Haga clic en Aceptar.

  • En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes.

  • Para crear el escenario, haga clic en Aceptar.

Para crear escenarios adicionales, haga clic en Agregar y, a continuación, repita los pasos del 3 al 7. Cuando termine de crear los escenarios, elija Aceptar y haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

Usar una lista como base de datos

En Microsoft Excel, puede utilizarse fácilmente una lista como una base de datos. Cuando se ejecutan tareas en la base de datos, como búsquedas, clasificaciones o datos subtotales, Microsoft Excel reconoce automáticamente la lista como una base de datos y utiliza los siguientes elementos de la lista para organizar los datos.

- Las columnas de la lista son los campos en la base de datos.
- Los rótulos de las columnas de la lista son los nombres de los campos en la base de datos.
- Cada fila de la lista es un registro en la base de datos.

Instrucciones para crear una lista en una hoja de cálculo

Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar estas características, introduzca los datos en la lista según las siguientes instrucciones.

Tamaño y ubicación de la lista

Evite que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una lista a la vez.
Deje en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos de la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales automáticamente.
Evite la colocación de filas y columnas en blanco para que Microsoft Excel pueda detectar y seleccionar con mayor facilidad la lista.
Evite la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los datos podrían ocultarse cuando se filtre la lista.

Rótulos de columna

Cree rótulos de columna en la primera fila de la lista. Microsoft Excel utiliza los rótulos para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.
En los rótulos de columna, utilice una fuente, una alineación, un formato, una trama, un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a los datos de la lista.
Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilice bordes de celda, no utilice filas en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.

Contenido de filas y columnas

Diseñe la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.
No inserte espacios adicionales al comienzo de una celda ya que afectarán a las clasificaciones y a las búsquedas.
No utilice una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de datos.

Ordenar una lista

Puede reorganizar las filas o las columnas de una lista basándose en los valores de la lista, ordenándolos. Al ordenarlos, Microsoft Excel reorganizará las filas, las columnas o las celdas individuales utilizando el orden que especifique. Pueden ordenarse listas en orden ascendente (del 1 al 9, de la A a la Z) o en orden descendente (del 9 al 1, de la Z a la A); o bien, pueden ordenarse basándose en el contenido de una o más columnas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel ordenará las listas alfabéticamente. Si es necesario ordenar meses y semanas según el calendario en lugar de ordenarlos alfabéticamente, utilice un orden personalizado. También pueden reorganizarse las listas en un orden específico mediante la creación de órdenes personalizados. Por ejemplo, si hay una lista que contiene las entradas "Bajo", "Medio" y "Alto" en una columna, puede crearse un orden que disponga en primer lugar, las filas que contengan "Bajo"; a continuación, las filas que contengan "Medio" y, por último, las filas que contengan "Alto".

OTRAS NOVEDADES DE EXCEL 2000

La Galería de imágenes:
Cuando utiliza la Galería de imágenes, puede organizar las imágenes en categorías personalizadas, asignar contraseñas a las imágenes, arrastrar imágenes hacia los documentos de Office y dejar abierta la Galería de imágenes en una ventana más pequeña mientras trabaja en los documentos. La Galería de imágenes también puede almacenar sonidos y películas. Si utiliza con frecuencia una imagen, un sonido o una película, puede agregarlos a la Galería de imágenes para obtener fácil acceso a ellos.

Más filtros gráficos:
Los filtros del formato de intercambio de gráficos (.gif) y del formato de intercambio de archivos (.jpg) le ayudan a exportar gráficos en formatos de gráfico comunes de forma que pueda usarlos en World Wide Web.

Utilizar varios idiomas:
Puede escribir, mostrar y modificar texto en todos los idiomas admitidos en cualquier versión de Office 2000. Los idiomas admitidos son: idiomas europeos, japonés, chino, coreano, hebreo y árabe.

Cambiar el idioma de la interfaz:
Office 2000 facilita el cambio de idioma de la interfaz de usuario. Por ejemplo, si su organización desea utilizar la versión en inglés estándar de Office 2000, puede cambiar fácilmente el idioma de la interfaz y de la Ayuda al idioma que prefiera para trabajar, sin tener que recurrir al administrador del sistema.

Compatibilidad con Unicode:
Todos los programas de Office 2000 admiten Unicode para facilitar la creación de documentos multilingües. Ahora puede escribir y mostrar texto en cualquiera de los idiomas admitidos en la versión de un solo idioma de Office. (En Outlook, esto se aplica sólo al correo electrónico y no a los demás elementos como contactos, convocatorias de reunión, tareas, etc.).

Informes de gráfico dinámico:
El nuevo informe de gráfico dinámico lleva la eficacia de los informes de tabla dinámica a los gráficos. Los informes de gráfico dinámico son interactivos y disponen de botones de campo que pueden utilizarse para mostrar u ocultar los elementos de un gráfico.

Unidades de presentación:
Si los valores del gráfico se componen de números grandes, puede reducir el texto del eje y hacerlo más legible cambiando la unidad de presentación del eje. Por ejemplo, si los valores del gráfico van de 1.000.000 a 50.000.000, puede mostrar los números como 1 a 50 en el eje y mostrar una etiqueta que indica que las unidades representan millones.

Consultas Web:
Puede crear y ejecutar consultas para recuperar datos disponibles en World Wide Web. Puede seleccionar una página Web completa o especificar una tabla en una página Web para recuperarla. Excel 2000 proporciona varias muestras de consultas Web que puede ejecutar.

Crear documentos para el Web:
Excel 2000 incluye métodos rápidos y fáciles para crear páginas Web utilizando las herramientas y las características con las que está familiarizado. Ahora puede mover sin ningún problema datos de Excel como hojas de cálculo y gráficos interactivos a un servidor Web. Si desea agregar gráficos o texto, o mover los elementos publicados o guardados hacia otro lugar de la página Web, puede abrir la página Web en otro programa como Microsoft FrontPage 2000 o Microsoft Access y, a continuación, modificar los datos en la página Web.

Utilizar el componente de lista de tabla dinámica interactiva para páginas Web:
Puede publicar un informe de tabla dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica, siendo ésta un componente que permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web. Los usuarios también pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar diferentes elementos para mostrarlos.

Personalizar las páginas Web:
Puede cambiar rápidamente el modo en que Microsoft Office 2000 genera y aplica formato a las páginas Web utilizando el cuadro de diálogo Opciones Web (menú Herramientas, comando Opciones, ficha General, botón Opciones Web). Por ejemplo, puede personalizar la ubicación donde se almacenan los gráficos y otros archivos auxiliares, y puede especificar el formato en que se guardan los gráficos para utilizarlos en las páginas Web. Siempre que sea posible, todos los programas de Office comparten las opciones configuradas.

Administrar los archivos y vínculos:
Los programas de Office administran automáticamente los archivos complementarios como los gráficos. Cuando crea una página Web, todos los archivos auxiliares se almacenan en una carpeta de archivos con el mismo nombre que el archivo. Cuando guarda el archivo en una nueva ubicación, Office 2000 comprueba los vínculos y repara los que no funcionan.

Crear presencia internacional:
Si crea páginas Web para uso internacional, Office 2000 guarda los archivos utilizando la codificación de texto internacional apropiada de modo que los usuarios de cualquier sistema lingüístico pueden ver los caracteres correctos.

Utilizar gráficos y objetos:
Office 2000 facilita el uso de gráficos en las páginas Web. Los gráficos para las páginas Web se almacenan automáticamente con formato GIF, JPEG o PNG y también se guardan en VML (lenguaje de marcado de vectores). Incluso después de guardar el archivo como una página Web, puede modificar los gráficos y objetos cuando abre la página Web en un programa de Office. Office 2000 genera automáticamente texto alternativo para los gráficos basados en el nombre de archivo de una imagen.

Mantener el formato específico de Office:
Puede utilizar características que no se admiten en el Web, como los colores de línea y los efectos de caracteres, en todos los archivos de Office. Cuando guarda un archivo como una página Web, tanto los colores predeterminados como las opciones de formato que no se admiten en el Web se almacenan junto con el archivo. Al abrir el archivo en el explorador Web, estas características no aparecerán. No obstante, cuando vuelva a abrir el archivo de Office en el programa de Office, podrá ver y modificar este formato.

Utilice secuencias de comandos en los documentos Web:
Office 2000 proporciona ahora a los programadores la oportunidad de crear secuencias de comandos y soluciones cliente basadas en formato HTML en cualquier programa de Office utilizando el Editor de secuencia de comandos de Microsoft. El editor es totalmente compatible con los exploradores para la depuración, y se pueden utilizar delimitadores de secuencia en los archivos de Office.

Administrar los documentos Web:
Puede utilizar la característica Carpetas Web para administrar los archivos almacenados en un servidor Web y para publicar datos de Excel en el Web. Puede obtener acceso a Carpetas Web a través del Explorador de Windows o cualquier programa de Office y, a continuación, utilizar esta característica para crear carpetas, ver propiedades o arrastrar y colocar archivos en cualquier servidor Web para el cual tenga permisos. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de Microsoft Office en el servidor Web.

Iniciar una discusión:
En el explorador Web o su programa favorito de Office, puede revisar cualquier tipo de documento de Office en colaboración con otros usuarios. Puede fijar el panel de discusión en la parte inferior del documento para agregar comentarios o mantener una conversación sobre el documento, o puede agregar comentarios en el mismo texto del documento. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de Microsoft Office en el servidor Web.

Suscribirse a un documento:
Consiga que la colaboración resulte todavía más fácil con las suscripciones Web y las características de notificación. Office 2000 automatiza el proceso de enviar mensajes de correo electrónico cuando se actualiza un documento. Puede suscribirse a un documento o a una página Web e indicar el momento en que le gustaría recibir una notificación de los cambios realizados en el documento. Puede elegir entre recibir mensajes de correo electrónico o agregar la página al canal de Microsoft Internet Explorer. Esta característica requiere la instalación de Extensiones de servidor de Microsoft Office en el servidor Web.

Iniciar una reunión en línea:
Con Microsoft NetMeeting puede compartir e intercambiar información en tiempo real con personas que están en lugares diferentes como si todas estuvieran en la misma habitación. Puede utilizar Internet o la intranet de la organización para iniciar una reunión en línea desde cualquier programa de Office, o bien puede trabajar directamente en el programa NetMeeting eligiendo Programas en el menú Inicio de Windows, eligiendo Internet Explorer y, a continuación, haciendo clic en Microsoft NetMeeting. En NetMeeting, puede utilizar la Pizarra, enviar mensajes en la ventana Conversación o transferir archivos a otros participantes. También puede utilizar Microsoft Outlook 2000 para programar reuniones en línea con antelación.

Diseñar informes directamente en las hojas de cálculo:
Tras hacer clic en Finalizar en el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, aparecen en la hoja de cálculo áreas de colocación resaltadas en azul y la barra de herramientas Tabla dinámica muestra una lista de campos de los datos de origen. Puede diseñar el informe de tabla dinámica directamente en la hoja de cálculo arrastrando los campos desde la barra de herramientas hasta las áreas de colocación.

Informes de gráfico dinámico:
El nuevo informe de gráfico dinámico aporta la eficacia de los informes de tabla dinámica a los gráficos. Los informes de gráfico dinámico son interactivos y tienen botones de campo que pueden utilizarse para mostrar u ocultar los elementos de un gráfico.

Formatos de sangría:
Puede especificar que un informe de tabla dinámica tenga un formato de sangría, similar a los informes de bases de datos con formato tradicional, de modo que un informe de tabla dinámica largo o complejo resulte más fácil de leer.

Autoformatos de tabla dinámica:
Puede utilizar los Autoformatos de tabla dinámica para mostrar los informes de tabla dinámica con y sin sangría, y puede configurar las opciones de impresión de las tablas dinámicas para establecer saltos de página y repetir los rótulos de fila y de columna de los informes de tabla dinámica que aparecen con formato de sangría.

Mostrar y ocultar los elementos de campos:
Los campos de fila y de columna tienen ahora flechas de lista desplegable. Haga clic en las flechas para mostrar y seleccionar en una lista de elementos disponibles. La lista ofrece una manera rápida de mostrar y ocultar los elementos de campos.

Selección de datos y formato:
Ya no tiene que utilizar la selección de tabla dinámica cuando aplica formato a un informe de tabla dinámica. El formato que se aplica utilizando una selección regular de Excel se conserva cuando actualiza o cambia el diseño.

Datos de origen OLAP:
Puede crear informes de tabla dinámica a partir de bases de datos OLAP y crear cubos OLAP a partir de consultas a otras bases de datos. Los cubos y bases de datos OLAP organizan los datos de los informes de tabla dinámica de modo que la recuperación y la actualización de datos se realiza con mayor rapidez que cuando utiliza bases de datos tradicionales.

Componente de listas de tabla dinámica interactivas para páginas Web:
Puede publicar un informe de tabla dinámica en una página Web como una lista de tabla dinámica que es un componente que permite a los usuarios interactuar con los datos en el explorador Web. Los usuarios también pueden actualizar los datos, cambiar el diseño y seleccionar varios elementos para mostrarlos.

Importación de texto actualizable:
Puede incluir en Excel datos de archivos de texto del mismo modo en que se crean otras consultas de bases de datos. Los formatos y fórmulas se conservan al abrir el archivo como actualizable.

Firma digital de macros:
Para aumentar la seguridad y la confianza del usuario, los programadores pueden firmar las macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) con el fin de identificarlas y garantizar que no contienen virus. Microsoft Office 2000 reconoce las macros firmadas de fuentes de confianza y no muestra ningún mensaje de advertencia a menos que la macro haya sufrido alguna modificación.

Ver el Ayudante fuera del cuadro:
El Ayudante de Office está ahora fuera del cuadro. El Ayudante ocupa menos espacio en pantalla, pero sigue siendo de gran ayuda. Si no puede responder a una pregunta, puede pedir al Ayudante que le lleve a la página Web en la que encontrará mas información. También puede informar a Microsoft de las preguntas sin respuesta, con lo que contribuirá a mejorar las versiones futuras de Office. Si no le gusta el Ayudante, puede desactivarlo permanentemente y utilizar el índice de la Ayuda o la tabla de contenido.

Compatibilidad con software antivirus:
El software antivirus de otros fabricantes que utiliza la interfaz de programación para digitalizar documentos con el fin de comprobar si contienen virus puede integrarse en Office 2000. Para aumentar la seguridad y la confianza del usuario, los programadores pueden firmar las macros de VBA para identificar a las personas que las crearon y garantizar que las macros no contienen virus. Office 2000 reconoce las macros firmadas de fuentes de confianza y no muestra ninguna advertencia a menos que la macro haya sufrido alguna modificación.

Microsoft Visual Basic para Aplicaciones 6:
Office 2000 incluye la última versión de Visual Basic para Aplicaciones. Visual Basic 6 incluye Office con características como formularios de usuario no modales y compatibilidad con controles ActiveX adicionales.

Utilizar secuencias de comandos en los documentos Web:
Office 2000 brinda ahora a los programadores la oportunidad de crear secuencias de comandos y soluciones de cliente basadas en HTML en cualquier programa de Office utilizando el Editor de secuencias de comandos de Microsoft. El editor es totalmente compatible con el explorador para la depuración, y los delimitadores de secuencias de comandos pueden utilizarse en los documentos de Office.

Complementos COM:
Todos los programas de Office admiten ahora una arquitectura de complemento único y el modelo de objeto denominado complementos COM (Modelo de objetos componentes). La arquitectura de complementos COM permite a los usuarios de software de desarrollo compatible con COM, como Microsoft Office Developer 2000, Microsoft Visual Basic, Microsoft Visual C++ y Microsoft Visual J++, crear un programa de complemento único que funcione con todos los programas de Office.

Adiciones al modelo de objeto:
Hay adiciones al modelo de objeto para guardar las hojas de cálculo como páginas Web, mejorar la accesibilidad, los informes de gráfico dinámico, los orígenes de datos OLE DB y OLAP para los informes de tabla dinámica, mostrar los rótulos de unidades en los gráficos y mejorar el soporte fonético.