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Word 97-2000

Sorpresas ocultas en Word (Huevos de Pascua)

Si queremos jugar al pinball en la última versión de Word 97 hay una sorpresa oculta que paso a comentar brevemente:
Creamos un nuevo documento.
Escribimos la palabra Blue
La seleccionamos y desplegamos el menú Formato à Fuente, elegimos el estilo Negrita y el color azul.
Volvemos al documento y escribimos un espacio detrás de esta palabra.
Abrimos el Menú Ayuda (?) y en el apartado "Acerca de Microsoft Word" pinchamos sobre el gráfico que tiene el logotipo de Word y nos aparecerá un Pinball que se maneja con las teclas M y Z y con el que podremos jugar.

Seleccionar un área en Word 97: A veces resulta útil seleccionar en forma de columna o una ventana en Word, para ello hay que pulsar las tecla CTRL+MAYUSCULAS+F8.

Personalizar las diferentes barras de herramientas y los menús: Una de las novedades de Office 2000 son las órdenes autoajustables: tanto las barras como los menús, las órdenes más utilizadas por el usuario se van situando en la zona visible. Pero se pueden personalizar. a) en el menú Herramientas elegir Personalizar b) Pinchar en la solapa Opciones c) Si no queremos que se autoajusten desactivamos la opción “mostrar en los menús primero los comandos usados recientemente. Para ver todas las órdenes disponibles es necesario marcar la casilla “Mostrar menús completos transcurridos unos segundos”. Si no queremos que las barras Formato y Estándar compartan una fila hay que desactivar la casilla que menciona esta circunstancia. Para personalizar las barras de herramientas pinchamos en la flecha que aparece al final de la barra, seleccionamos “Agregar o quitar botones”, marcamos o desmarcamos las que deseemos.

Mover herramientas de una barra a otra: Para situar un icono dentro de otra barra distinta pulsamos la tecla ALT y arrastramos el icono al lugar deseado y si queremos eliminarlo lo sacamos fuera pulsando la misma tecla.

Proteger la suite de los virus: Los virus de macro son cada vez más populares, Office 2000 permite utilizar un antivirus que se ejecuta antes de abrir un proyecto. No todos los antivirus con compatibles con Office 2000. Para comprobarlo, una vez instalado el antivirus, accedemos al menú Herramientas, opción Macro, orden Seguridad. Si el antivirus no es reconocido aparece el mensaje “No hay antivirus instalado”. Conviene buscar una versión más actualizada o esperar unas semanas, pues todos los grandes antivirus serán compatibles Office 2000.

Acceso directo a un punto concreto de un documento o crear un recorte en Word: Entre las muchas posibilidades que nos ofrecen los accesos directos dentro de Windows 98, existe una característica que nos permite generar un acceso de modo que Word sea capaz de abrir un documento particular y quedar posicionado en un punto concreto dentro del mismo. Como primer paso para conseguirlo tendremos que tener abierto en Word el documento en cuestión, pero de tal forma que el tamaño de la ventana nos permita visualizar parte del escritorio (a ser posible, una parte vacía del mismo). Seleccionaremos entonces la frase o palabra en la que queremos que Word quede posicionado al abrir el documento, pulsando el botón derecho del ratón sobre ésta mientras la desplazamos al escritorio. Aparecerá entonces un menú desplegable, del que escogeremos la opción denominada Crear acceso directo aquí. A partir de ese momento, cada vez que pulsemos dos veces sobre el acceso directo que acabamos de crear, Word se encargará de abrir el documento seleccionado, con el cursor posicionado en el punto antes definido. Si lo que queremos es crear un recorte de un texto concreto seleccionamos ese texto y lo arrastramos al escritorio, con lo que acabamos de crear un recorte de texto (también podemos arrastrarlo con el botón derecho y en el menú emergente elegir Recorte).

Texto alrededor de una tabla: Word 2000 permite rodear las tablas con el texto. Pulsamos con el botón derecho encima de la tabla y seleccionamos Propiedades de la tabla, podemos elegir en Ajuste de Texto “Alrededor” y en Alineación “Izquierda”, Centro” o “Derecha”. Para que esto sea posible en el menú Ver debe estar seleccionado el modo de Vista Diseño de Impresión.

Gestión de líneas a página completa: Ya no es necesario pulsar  la tecla “-“ más de 50 veces para rellenar una línea hasta el margen. Basta con teclear tres veces seguidas ese carácter y pulsar Enter. Podemos utilizar estos caracteres: “-“ “_” “=” “*” “#”.

Imprimir 16 páginas en una sola hoja: Para ahorrar espacio, crear páginas periodísticas o murales a veces se requiere imprimir varias páginas en una misma hoja de papel. Office 2000 realiza esta tarea: Activar la orden Imprimir del menú Archivo. En la zona inferior derecha de la ventana, el recuadro Zoom, en él seleccionamos el número de páginas por hoja.

Evitar el salto de línea o espacio de no separación: A veces se requiere que dos o más palabras situadas al final de una línea aparezcan juntas. Cuando Word llega al final de la línea salta automáticamente a la siguiente, partiendo expresiones que a veces no deseamos. Para evitar esto sólo hay que separar estas palabras con un espacio en blanco especial que se activa con las teclas CRTL+MAYUS+Barra Espaciadora.

Generar la lista completa de comandos: Para conocer todos los comandos de Word 2000 tenemos que seleccionar el menú Herramientas, opción Macro, sección Macros, en la lista desplegable “Macros en” seleccionamos “Comandos de Word”, aparecerá una lista de macros en el cuadro principal de la ventana. Elegimos la macro “ListaDeComandos” y pulsamos el botón Ejecutar. En el cuadro de diálogo pinchamos la casilla “Todos los comandos de Word”.

Cambiar la extensión .DOC: Microsoft Word añade la extensión .DOC a los documentos guardados. Si queremos utilizar una extensión propia debemos escribir el nombre.extensión completo y entre comillas. Ejemplo: “carta.mia”.

La fecha siempre al día: Una dificultad muy común consiste en escribir una carta y no saber cuándo se va a enviar. Sin embargo, es posible utilizar un comando de Word que actualiza automáticamente la fecha, copiándola del reloj. De esta manera se puede imprimir cualquier día con la seguridad de que parecerá la fecha actual. En el menú Insertar seleccionamos la opción Fecha y Hora, elegimos el formato de la fecha, y activamos la casilla “Actualizar automáticamente”.

Obtener el símbolo del Euro: Tenemos varias opciones para insertar el símbolo del Euro: 1) CRTL+ALT+E 2) AltGr+E 3) AltGr+5 4) CTRL+ALT+5. 5) ALT+0128.

Cerrar todos los documentos o guardarlos todos al mismo tiempo: En las versiones anteriores todos los documentos abiertos se mostraban en una misma ventana. Word 2000 utiliza una ventana por cada uno de ellos, que se muestra en la barra de tareas. Si los queremos cerrar o guardar todos a la vez  pulsamos la tecla MAYUS mientras pinchamos el menú Archivo, ahora sí aparecen dos nuevas opciones, Cerrar todo y Guardar todo.

Desplegar los menús completos: Word 2000 tiene dos tipos de menús (llamados inteligentes): corto y largo. Pulsamos y aparece el corto y tras un breve período de tiempo cambia y aparece el menú largo o hemos de apuntar o hacer clic en la flecha que aparece al final del menú corto. Pero si buscamos rapidez y deseamos que muestre el menú completo únicamente hemos de hacer doble clic en el menú que deseamos abrir.

Cómo aprovechar el nuevo Portapapeles: Office 2000 incorpora un portapapeles que almacena hasta doce textos o imágenes independientes. La forma de hacer aparecer la nueva herramienta es pulsar dos veces seguidas CTRL+C. Seleccionamos lo que queremos copiar y pinchamos el botón Copiar, si lo queremos pegar situamos el cursor en el lugar deseado y pinchamos en el objeto del portapapeles. Si lo que queremos es pegar todo el contenido del Portapapeles pinchamos Pegar todos”.

Cambiar los lugares favoritos con el fin de guardar los trabajos más cómodamente: Office 2000 incorpora cinco accesos directos de lugares donde se pueden guardar proyectos: Historial, Mis documentos, Escritorio, Favoritos y Carpetas Web. Estas carpetas aparecen al utilizar la orden Abrir o Guardar como en la zona izquierda de la ventana y se pueden cambiar por otras. Por ejemplo, si no se guardan los trabajos en Internet, el acceso directo Carpetas Web no tiene ningún uso. Vamos a cambiarlo por otro. Nota: Este truco exige la manipulación del registro de Windows, por lo que únicamente está recomendado para usuarios avanzados que estén familiarizados con este concepto. 

q  Quitar un acceso directo de la ventana: a) Acceder al registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botón Inicio de Windows. b) Hacer un doble clic en las siguientes carpetas del registro, una detrás de otra: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\OpenFind\Places\StandardPlaces c) Dentro de la última carpeta se encuentran los cinco lugares mencionados con sus nombres en inglés. Pinchar en el que se quiere eliminar. Por ejemplo: Publishing. d) Ir al menú Edición del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado “Valor DWORD”. Al nuevo campo bautizarle con el nombre de Show. Salir del Registro. Al abrir o guardar un trabajo en Office 2000, el acceso directo “Carpetas Web” habrá desaparecido.

q   Añadir un nuevo acceso directo: e) Acceder al Registro de Windows tecleando Regedit en la orden denominada Ejecutar del Botón Inicio de Windows. f) El siguiente paso será hacer doble clic en las siguientes carpetas del Registro, una detrás de otra: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\OpenFind\Places\UserDefined Places. g) Ir al menú Edición del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado “Clave”. Bautizar esta nueva clave con el nombre PlaceX, donde X es un número del 1 al 5, que se corresponde con el acceso directo que hemos borrado anteriormente, de arriba abajo. Publishing era el número 5: por tanto, Place5. h) Ir al menú Edición del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado “Valor de la cadena”. Bautizar esta cadena con el nombre de Name. i) Hacer doble clic en la recién creada cadena Name y teclear el nombre del acceso directo que queramos aparezca en la ventana que se abre. Por ejemplo: Mis textos del cole. j) Pinchar en la clave Places recién creada. k) Ir al menú Edición del Editor del Registro y seleccionar, dentro de la orden Nuevo, el apartado “Valor de la cadena”. Bautizar esta nueva cadena con el nombre Path. l) Hacer doble clic en Path y teclear el camino completo (path) de la carpeta donde vayamos a guardar los proyectos. Por ejemplo: C:\TEXTOS. m) Salir del Registro. Al abrir o guardar un proyecto aparecerá el acceso directo personalizado “Mis textos del cole” que hemos creado a la izquierda de la ventana.

Vista previa de los documentos en Word 2000: Ya no hace falta ir abriendo uno a uno los documentos hechos con Word en el caso de no saber qué contienen o de qué tratan cada uno de ellos. Pulsando el botón Abrir, en la nueva ventana que aparece, en su parte superior pulsamos sobre el botón desplegable Vistas y seleccionamos Vista previa, en la parte derecha nos irá mostrando cada documento que seleccionemos de la parte izquierda de la ventana. Asimismo, ahora podemos abrir un documento como de sólo lectura o como una copia únicamente pulsando el botón desplegable Abrir de la misma ventana y seleccionando la opción correspondiente.

Crear una plantilla: En muchas ocasiones hemos de repetir un mismo documento o la estructura de éste es siempre la misma en un documento con el que trabajamos con frecuencia o, por ejemplo, hacemos una factura o un formulario que normalmente utilizamos a diario. En este caso lo mejor es hacer una plantilla base y guardarla en un lugar adecuado. Para ello creamos la estructura adecuada de la plantilla o documento. Una vez acabada pulsamos en el menú Archivo--Guardar como..., le asignamos un nombre y en la opción Guardar como tipo: pulsamos en el desplegable y seleccionamos la opción Plantilla de documento. Si no cambiamos la carpeta donde va a ser guardada, se almacena en la carpeta Plantillas, lo cual significa que cuando queramos abrirla únicamente pincharemos en el menú Archivo--Nuevo... y en la ficha General aparecerá nuestra plantilla. Si la hemos guardado en otra carpeta (cosa no aconsejable) hemos de localizarla con el comando Abrir...

Acceso rápido al menú Configurar página: Para activar rápidamente el comando Configurar página pulsamos doble clic sobre la regla vertical y accedemos a ella.

Cursor de escritura en forma de flor: Mantener pulsadas las teclas CONTROL+ALT mientras se pulsa la tecla + del teclado numérico. El cursor de escritura se convertirá en un icono de flor. Para quitar el efecto, basta con pulsar ESC.

Ordenación rápida: Si queremos que un archivo se sitúe al principio de un listado utilizaremos el carácter de subrayado”_” antes del nombre del archivo.

Evitar el salto de línea: Muchas veces ocurre que, mientras trabajamos en Microsoft Word, necesitamos que dos o más palabras que hemos escrito aparezcan en la misma línea juntas. Por ejemplo, “Querida amiga”, “Dr. Jekyll”, etc. Como Word no puede interpretar que nosotros necesitamos esas dos palabras juntas, las corta y envía hacia la próxima línea la parte que no entra en la línea que actualmente nos encontramos escribiendo.
Para evitar esta situación molesta, podremos recurrir a un espacio “especial” de no separación dentro de Word que se activa mediante la combinación de teclas <CTRL+ SHIFT+Barra espaciadora>.

Selecciones: Para seleccionar una palabra haz doble clic sobre ella, si pulsamos tres clic seleccionaremos todo el párrafo y si queremos seleccionar la oración pulsamos Ctrl+clic.

Impresión ajustada a una página: Cuando escribimos poco más de una página, podemos ajustar el tamaño del documento para que entre en una sola, y así evitar utilizar otra hoja sólo para imprimir unas cuantas líneas. Para activar esta opción, activamos el botón de Vista preliminar y pulsamos el botón [Reducir hasta ajustar], con lo que se logra que Word reduzca los tamaños de las tipografías para que el documento ocupe una página menos.

Devolver formato: Para volver el texto a su formato original pulsamos Ctrl+barra espaciadora.

Superíndices y subíndices: Si utilizamos frecuentemente superíndices o subíndices podemos acceder a su comando abreviado desde teclado. Para superíndice pulsamos Ctrl++ (Control y signo más) y para la subíndices Ctrl+= (Control más Mayúsc. más símbolo Igual) y para desactivarlas las mismas teclas. También podemos personalizar la barra de herramientas de Formato y agregar los botones pertinentes que más utilicemos.

Deshacer acciones: Si nos equivocamos frecuentemente pulsaremos Ctrl+z para deshacer esa acción.

Restaurando el original: A veces necesitamos eliminar todas las personalizaciones de Word, y en ocasiones, misteriosamente, no podemos ver todas las barras del programa. Para restaurar la aplicación a su estado original de instalación, debemos borrar la plantilla normal.dot (se volverá a generar la próxima vez que lo ejecutemos) y la clave de registro DATA, ubicada en [HKEY-CURRENT-USER\Software\Microsoft\Office\ 10.0\Word\Data]. El número 10.0 corresponde a la versión (XP es 10, 2000 es 9.0, y 97 es 8.0).

Mostrar todo el formato: Si queremos que Word nos dé todo el formato del párrafo que deseemos tan sencillo como pulsar la combinación de teclas Mayusc+F1, aparece un símbolo de interrogación, pues con él hacemos clic en el párrafo para que nos muestre todo su formato. Para desactivarlo, hacemos o doble clic en cualquier lugar en blanco o pulsamos de nuevo la misma combinación de teclas.

Tipografías desde el menú contextual: Para poder aplicar tipografías haciendo clic con el botón derecho, haremos clic con el botón derecho en cualquier barra de herramientas y elegimos [Personalizar]. Cuando se abra el cuadro de diálogo, elegimos la solapa [Barras de herramientas] y activamos la casilla [Menús contextuales]; entonces aparecerá la barra. Volvemos al cuadro [Personalizar] y pinchamos en la solapa [Comandos]; en la categoría, seleccionamos [Fuentes] y arrastramos las fuentes deseadas a la barra de menús contextuales. Ahora, con un clic con el botón derecho podemos aplicar cualquier fuente de las que hemos elegido.

Huevo de Pascua (Por Gustavo C. Cesaretti): En Word 2000 escribir como un párrafo nuevo lo siguiente:
 =rand()
Puede comprobarse que el párrafo ingresado es reemplazado por el empleado para la muestra de fuentes :"El veloz murciélago hindú ....." Entre paréntesis puede llevar un par de números separados por coma, el primer número indica la cantidad de párrafos a repetir y el segundo cuántas veces repite la oración dentro de cada párrafo. En el caso de no completar los parámetros envía un estándar, por ejemplo, un párrafo solo con una sola oración.

Algunas combinaciones de teclas útiles para Word:
Guión largo (—): Alt + Ctrl + - (teclado numérico)
Guión corto (–): Ctrl + - (teclado numérico)
Copyright (©):  Alt + Ctrl + C
Euro (€): Alt Gr + E o Alt Gr + 5 o Alt + Ctrl + E o Alt + Ctrl + 5
Registrado (®): Alt + Ctrl + R
Puntos suspensivos (...): Alt + Ctrl + .
Marca registrada (™): Alt + Ctrl + T

Métodos abreviados en Word: